加拿大进出口外贸商路通-外贸邮件分发客户关系管理系统的使用方法



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1 、每次参展等所获得的客户卡片,第一时间录入数据库;

  2 、公司对外宣传使用一个统一的公司邮箱,为每个业务员再分配一个业务员邮箱,但密码由公司统一管理,由管理人员在每个业务人员的电脑上设置密码,保证分配给业务员的邮箱只能在公司收发邮件,避免业务员在公司以外的地方用该邮箱收发邮件,公司邮箱用来接收客户的第一次询盘,业务员邮箱用来业务员跟进客户使用。

  3 、第一次询盘由主管根据每个询盘的具体情况分发给不同的业务员继续跟进。

  4 、各业务员收到主管转发来的询盘后,以公司分配给他的邮箱自行回复客户,不需要经过主管转发给客户,以后与这个客户的业务往来,都是由该业务员用这个邮箱与客户进行自由沟通。在这个环节,存在一个业务控制的问题,如何知道每个业务员的业务跟进情况呢?通过“商路通”就可以有效控制,该系统可以把所有往来邮件(不管使用哪个邮箱),都可以归类备份到数据库中,并可统计查询;


5 、不再使用 OUTLOOK 或 FOXMAIL 等其它邮件收发工具收发邮件,统一使用公司新购进的“ 商路通” 进行收发邮件;


这种方案的好处是:

  
1 、资料管理更加集中和安全,数据库中的客户资料及往来邮件资料是严格按权限管理,不能随意修改和删除备份等;

2 、业务员的业务发挥空间增强,可以使用公司分配给他的业务员邮箱自由联系业务,但同时所有联系记录都会自动进入数据库,保证业务不失控;

3 、主管负荷减少,不用每次事前检查,而是通过数据库,抽查每个业务员的业务跟进情况,及时辅导和监督;

4 、大量邮件轻松管理,所有邮件通过数据库进行分类查询、统计等,与某客户的往来邮件很轻松就可以一目了然;

5 、减低大量邮箱购置费用,现在所有的公司业务员一般都人 10 多个,如果每个业务分配 100M 的邮箱,按标准的商务邮箱计算,就是 1000m*15 元 /m=15000 元。现在只要使用统一对外的一个邮箱,最大只要 500M 就可以节省 8000 元费用,相当购买软件费用。

在这个管理方案中,借助了一个软件来配合实现管理目的,方案刚开始实行的时候,业务员有抵触情绪,觉得所有的往来邮件都在老板的眼下,有点接受不了,但运行一段时间后,业务员就发现这套管理软件有很多对业务人员大有帮助的地方,令他们提高业务效率和质量,尤其是其中的邮件系统,针对 OUTLOOK 和 FOXMAIL ,做了一些针对外贸业务的功能改进,象模板、群发、选择收取等,大大方便了他们日常的工作,所以,运行了大约一个月后,该管理方案进入流畅运行。

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