加拿大进出口外贸文档及客户资料管理[ZT]



加拿大外贸

文档及客户资料管理                                                                       

1.    编号规则                                                                       
1        文件编号规则如下:                                                               
        (1) 报价单:KCQ-04(年份)-001(顺序号)                                                               
        (2) 形式发票:KCP-04(年份)-001(顺序号)                                                               
        (3) 生产订单:K(顺序号)-客户名-当次订单主要产品型号。                                                               
2        客户编号规则:                                                               
        EU(地区代码)-001(顺序号)-A(客户级别)                                                               
        (1) 地区代码:EU(欧洲);AM(美洲);AS(亚洲);AU(澳洲);AF(非洲)                                                               
        (2) 客户级别:                                                               
            A. 固定客户,且年采购量不低于        美元或该客户规模较大,在行业中有相当影响力;                                                               
            B. 固定客户,但采购量不大;                                                               
            C. 零星客户;                                                               
            D. 潜在客户,有采购意向,但未下单生产                                                               

2. 文件归档规则                                                                       
1        业务部文件根据业务发展阶段分为三类:                                                               
        (1) 客户接触阶段:报价到下生产订单                                                               
        (2) 订单生产阶段:下生产订单到出货                                                               
        (3) 完成阶段: 出货后客户资料归档                                                               
2        各类文件归档操作                                                               
        (1) 客户接触阶段                                                               
              自客户询价起,客户资料应做详细记录,包括公司名,联系人,电话,传真,E-mail, 地址等基本资料。                                                               
              报价单必须存档,如该客户有多次报价,每次报价均需存档(使用同一报价单编号,在其后添加R1-顺序号)                                                               
              形式发票必须存档且每次形式发票均需存档(使用同一形式发票编号,在其后添加R1-顺序号),以经客户和总经理确认之形式发票为最终版本,以萤光笔标注confirmation.                                                               
              生产订单及每次补充之生产要求须完整存档,补充之生产要求编号使用原生产订单编号,并在原编号后添加C1-顺序号。                                                               
        (2)订单生产阶段                                                               
        以生产订单编号为序,所有与该订单有关的文件,均需存入同一文件夹中。                                                               
        (3) 完成阶段                                                               
                    订单完成后,认真填写客户资料一览表,连同其报价单、正本文件复印件,按地区,存入固定文件夹中。                                                               

3. 文件销毁规则       
1        客户接触阶段
        报价单不做销毁,如欲销毁,需经总经理批准。
        形式发票于生产完成之日起三个月后销毁。
        生产订单及生产要求于生产完成之日起三个月后销毁。
2        订单生产阶段
        正本文件复印件不做销毁,如欲销毁,需经总经理批准。
        相关联系人资料于生产完成之日起一个月后销毁。
        其他资料可以生产完成后即时销毁。

评论
好东东, 老大,这么早起来发帖了.

评论
好东西!我们公司的资料管理的很乱!学习,学习再学习!

评论
老大发的帖子重复了哦!
不过我之前看的是在附件里,要下载的
不错!再学习下

评论
好东西!我们公司的资料管理的很乱!学习,学习再学习!

评论
老大发的帖子重复了附件里,要下载的

评论
这种管理方式是挺不错,不知道各位前辈有没有考虑过用软件来管理呢?
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