加拿大进出口外贸应对复杂外贸形势 利用软件加强管理



加拿大外贸

进入2008年,一系列对外贸进出口企业不利的影响连续出现,人民币升值、出口退税的下调、目的出口市场疲软等,特别是近期因为美国无限蔓延的次贷危机、美国的配额限定,已经给全球经济造成了“风雨预来”的感觉。整个外贸出口放缓脚步,在如此严峻的形式发展下,外贸企业应该如何做好应对措施呢?

    企业是一个鲜活的有机体,既有各种硬件构成的躯体,又有一套精神理念软件组成的灵魂。要使它们互相配合提高生产力,管理的重要性不言而喻。然而,就是由于管理的多方面性,如何进行快速有效的管理成为了企业运营的永恒主题。随着社会的发展,企业不再单纯的运用管理制度,而是在管理制度的基础上辅助以管理软件的使用,达到加强管理的目的。

         1. 客户管理

   在这个同质化竞争日趋白热化的年代,特别是现在不清晰的外贸形势下,产品已不再是企业销售经营无往不胜的法保,取而代之的是客户。如何更有效的开拓新客户、挖掘意向客户,是外贸企业应对如今严峻外贸形势的有力武器。

   许多企业面临着同样的问题:客户多且杂,无法有效地统计客户的质量;无法及时跟踪客户,因为处理不及时而丢失大批客户;对具体订单的状态更无法及时了解;客户资料、来往记录杂乱无章,不能成为公司发展客户的决策工具;无法掌握业务人员的工作情况和工作效率;业务人员因每天通过EXECL等简易工具处理订单、合同、单证而重复工作,效率低下;业务费用和成本不清,应收应付查询麻烦等。

   欧乐(OLERP)外贸软件拥有完善的客户管理模块,能对客户的往来邮件、传真、电话等信息进行记录,并能自动归档到客户中,自动及定义跟踪、提醒等全方位的管理。您可以通过查询任何一个客户了解跟该客户所有的来往交流记录、样品、报价历史、订单合同情况、利润情况等。有了系统,可以有效的抓住每一个客户,将客户资源真正变成企业资源。另外,软件还带有自主建站系统,帮助企业建设具有特色的企业主页,有助于吸引潜在的客户。

         2. 业务流程管理

    在外贸企业中,一项交易的形成,需要多个部门的协同合作,要使得各个部门进行有序高效的的相互配合,业务流程管理(Business Process Management),的运用是必不可少的。

   一个成功的BPM方案包括正确商业领导和技术的组合,可以大幅缩短流程周期和降低成本。这种效果在跨部门、跨系统和用户的流程中尤为突出。除了节省时间和成本的优点外,已经实施BPM 的企业也发现了其它几项关键优点。首先,可以大幅降低甚至消除造成企业损失的错误,如丢失表格和文件或错误存档、遗漏重要信息或必要审查。其次,显著改善流程的可视化程度,所有参与流程者不仅被授权了解自己在流程中的角色,而且确切地了解流程在任何时候的状态。第三,有了可视化,也就明确了职责,所有人都完全清楚地知道什么时候应当完成哪些工作。不再有借口造成延误、误会或疏忽。最后,可提高一致性,公司内部和外部各方对工作都有明确的期望。结果使得员工、客户和合作伙伴都有了更高的满意度和向心力。

   欧乐(OLERP)外贸管理软件具备的外贸流程管理系统是根据客户的要求设计的,行之有效的一套系统。包括销售管理、单证管理、销售统计、采购统计、帐务管理等板块,自动地串起各部门,即利用现在先进的互联网技术串起各地域,达到业务流程良好完成的目的。实现环环相扣的过程管理。

         3. 邮件管理

    随着互联网的广泛使用,邮件营销已经成为当下最重要的营销手段之一。然而并不是单纯的收发邮件就能达到营销的目的,对邮件的信息进行反馈才是发展邮件营销的重要方法。

    欧乐(OLERP)的邮件系统通过营销效果中的三大指标接收总数、打开总数、阅读率,进一步分析大众对公司产品兴趣程度,并可以针对性对潜在客户进行沟通交流,使潜在客户地真正成为我们的客户,起到营销效果。

         4. 掌控费用和成本

   购买插件式的外贸管理软件需要时时维护,提高了对技术人员的要求以及软件使用费用。欧乐软件所开发的欧乐(OLERP)外贸软件客户端采用Javascript开发的RIA程序,无需任何插件;无需打开新页面;适合多种浏览器和操作系统。由欧乐公司提供维护,降低企业使用成本。

         5. 安全

   企业的客户资源、产品开发信息、核心技术资料是公司的核心资源,在竞争异常激烈的进出口贸易中,特别是现在找客户越来越难的情况下,许多个人或企业会想尽办法去获得这些信息,企业必须确保这些信息的安全才能有长久稳定发展的机会。欧乐软件从多方面来确保这些信息的安全:系统在保密性方面,采用分级管理的方法,不同级别的用户具有不同的权限,用户可根据个人喜好,自行设定口令。另外在系统可靠性与安全性方面,使用128位SSL过程加密数据方式,保证数据的安全。

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