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有很多企业经理都抱怨说，他们的业务邮件非常混乱，每个业务员都在使用个人的邮箱，什么163的、126的、gmail的、ymail的、sina的等等，什么样的邮箱都有，而且非常不易管理，把一个单分给一个业务员后，根本就不了解业务员与客户的沟通过程；而且业务员离职时，会把这些客户信息带走，对企业来说真是种损失，邮箱属于业务员的，在他的邮箱中可就倒不出来了。这能怪谁呢？只能说你们只看到结果，不注意过程，细节决定成败，那么多好用的工具，为什么不去用的？亡羊补牢，为之不晚。其实企业中使用个人邮箱有着种种的弊端：
1、个人免费邮箱在安全性、稳定性、效率（通信的及时性）及可管理性等方面存在着极大的隐患与不便，例如邮箱空间是固定不变的，灵活性差。不少用户抱怨他们使用的免费电子邮箱不稳定，经常无法正常收发邮件，甚至丢信、删信的"意外"也时有发生。此外，免费邮箱内垃圾邮件泛滥，邮箱密码被窃取……由于邮件系统的问题而给企业带来巨大损失的案例屡见不鲜；
2、企业的员工如果使用免费邮件，对业务往来的信息就无法管理，如果员工离职，对公司业务造成的影响也是显而易见的。因为信箱是员工个人的，在离职时不会交还公司，随业务往来的信件也就随员工的辞职而无法及时处理，所以造成的后果不可估量；
3、使用公共邮箱不利于整个企业的统一形象和对外宣传。如果公司日常广告宣传及公司员工名片上出现的是类似或“[email protected]”之类的免费信箱，则可能给人不太好的印象，用于公司商务活动显得不太妥当，有损于公司形象。
企业在发展的初期，使用免费信箱是能够理解的，但从企业长远发展的角度来看，这种状况是令人担忧的。这不仅会造成公司业务信息的不安全，而且也容易造成业务邮件管理的混乱。
企业邮箱是改变企业业务邮件混乱的好方法
对外形象
一个像“[email protected]”这样的符号并不仅仅只是一个现代企业必备的标识，更是代表了企业办公的方式和效率。拥有企业邮局能够给客户带来这样一种感觉：你的企业是一家规范化的、富有创新精神的现代企业。
自主管理
企业邮箱能够让企业自主的去管理邮箱系统，添加员工邮箱和邮件管理都是完全可控制的，不像那些大网站提供的免费个人邮箱，在个人邮箱提供商来说，企业和免费个人邮箱根本就是两码事，一点关系都没有，企业根本就没法管理邮件。
邮件统一管理
企业邮箱可以对企业的商务往来邮件进行统一的管理和全程的检测，对内，电子邮局系统将帮助员工更顺畅有效地交换信息协同工作；对外，它将帮助企业更好更便捷地与客户互相沟通，防止业务的流失。
企业邮箱可以随时开设关闭员工信箱，当有员工离职时，就可以把他的邮箱给禁用，他根本就带不走企业邮件；并且企业邮箱一般都支持查看下属邮件的功能，这样对于员工和客户之间的联系，领导都能够很清楚的知道。
安全可靠
企业邮箱会采取强大的垃圾邮件过滤，实时监控查杀邮件病毒为企业用户打造安全纯净的信息环境。不管是谁的邮箱系统，只要你在网上公布了这个邮箱，那就会一定会受到垃圾邮件的困扰。如果每天收到的垃圾邮件过多，就会变成“从沙子里淘金”的情况，从一大堆邮件中挑选非垃圾邮件所花的时间就会很长，不得不说是个损失。病毒也是一个很大的威胁，每年总会有企业因为病毒导致了严重的损失。一个反病毒能力差的企业邮箱，将给企业带来严重的隐患。
客户服务
企业邮箱提供商会采用成熟、先进的技术，以及完备的产品质量保障体系，全面支撑业务发展。
收费与免费
一般的企业邮箱都是收费服务，一般都是按照使用人数和时间进行收费，各家企业邮箱提供商的收费标准都不一样，可以到企业邮箱的网站查一下收费的标准。都说“花钱买安心”，花钱了使用起来才安心，其实免费的企业邮箱也能提供很好的企业邮箱服务。目前市场上的免费企业邮箱主要有google企业管理套件、Windows Live 管理中心、积木无限邮等，google企业管理套件不支持“.cn”，对于使用顶级域名的朋友来说不能不说是个遗憾；Windows Live 管理中心，以前叫hotmail，是为微软所出，因为服务器不在中国大陆的原因经常会出现收发信不及时的情况，对用户来说很苦恼，比如有个业务急着回复，可客户就收不到，也只能干着急；令我佩服的是一家叫积木软件的公司，这是一家名不见经传的公司，没有名气，但是他们做事的认真态度非常让人折服，他们提供的免费企业邮箱名为积木无限邮，功能非常全面，重要的是他们的服务特别好，还有服务品质保障协议，我们在使用过程遇见不明白的地方，他们都能很耐心的解答，所以你们在使用过程中，凡是有问题，都可以和他们联系，不像有些厂商，一副爱用不用的态度，实在让我们怄火，所以大家在选择企业邮箱时，一定要注意他们的服务，服务不好，谁都不会开心。
评论
亿星邮件系统功能特点
一、邮件资料管理
1、所有进、出邮件自动统一保存在公司服务器的数据库中，彻底避免邮件可能被离职业务员删除、转移或漏移交等现象；彻底避免电脑中毒、重装后邮件丢失等问题；
2、邮件保护：通过设置规则，完全掌控哪些邮件哪些人可以看到，哪些人不能看到；对邮件的删除可进行完全控制，哪些人有权限删除哪种类型的邮件（可时需要删除垃圾邮件），删除的邮件，还是放在数据库中，只有管理员才可以根据实际情况，从数据库中转移或彻底删除邮件；可以规定哪些邮件在任何情况下都是不能删除的（如已建档的客户的邮件，或标识为存档的邮件）；
3、海量存储，采用海量数据库技术，再多的邮件（几万封，几百G，更多），也不会有速度或存储容量问题（存储容量只受限于硬盘本身的容量），几十个、上百个业务员，几十年、上百年的邮件数据，照常管理、保存；
4、附件汇总功能，自动提取所有邮件中的附件，集中查看、查找，再也不用为了找一个附件，一封封地打开邮件；
5、采用数据挖掘技术，可对邮件进行关联分析：
5.1 按客户分析：
A、按单个客户分析，某个客户给我们发过多少封邮件，我们的业务员给该客户回过多少封邮件，该客户有给哪些业务员发过邮件，哪些业务员有给该客户发过邮件，对抄送或客户直接用回复方式发出的邮件，还可分析出该客户曾给哪些其他公司的人发过邮件；
B、按客户地域分析，美州的、欧洲的、中东的，不同的地区客户，邮件往来数量、时段分析；
C、按客户分类分析，批发商、代理商、直销商等，不同类型的客户，邮件往来数量、时段分析；
D、按任意你想的方式进行分析；
5.2 按邮件的业务类型（推广邮件、报价邮件、寄样邮件等）分析，自动根据邮件回复情况，分析、跟踪业务拓展效果，分析各种邮件、各个业务员的邮件发送情况；
5.3 针对具体某一封邮件，同步显示跟该封邮件关联的所有信息：公司给该封邮件的收件人（用于跟踪客户）共发送过多少封邮件（包括用不同的邮箱发出的，并可显示不同类型的邮件分别是多少封--开发邮类、报价类、送样类等等），该封邮件的收件人给公司共回过多少封邮件，该封邮件的收件人曾给哪些发过邮件；与该封邮件相类似主题的邮件有多少封；该封邮件的发件人（用于跟踪业务员业务开展情况）共发出过多少封邮件，该封邮件的发件人曾给哪些人发过邮件；
5.4 邮件回复跟踪，对收到的邮件，各个业务员是在多长时间内进行回复的，平均回复时间统计；对超过时间未能及时回复的，自动提醒业务员和主管；可有效地促进业务员勤奋工作，天道酬勤
5.5 按业务员（发件人）进行分析，分析业务员发出的邮件的数量，时间分布，邮件业务类型等；
6、邮件查找，按任意关键字快速查找相关邮件，查找范围包括收、发件人，主题、邮件内容，附件中的文件名称，文件类型，如果是word、Excel的附件，还可直接从附件内容中直接查找--不用打开附件；
二、邮件接收管理
1、业务员不需要知道自己的邮箱密码，照样可以正常接收邮件；
2、业务员使用的电脑不必上网，也可正常收到邮件；
3、显示发件人发件时所处的地理位置，是国外邮件或国内邮件，识别邮件欺骗；
4、自动分发，根据发件人、收件人、邮件主题、邮件内容关键字等各种条件，规定各种情况下的邮件，要分配给哪些人处理；
5、可以先收重要邮件，避免网络繁忙时重要邮件不能及时收下，保证重要邮件可以第一时间收下；
6、收件速度优化：可以设置某些邮件（如垃圾邮件，某个地区的陌生来邮，如国内IP发的；或邮件特别大，大到不太正常等等）在接收时，只先接收一个简单的邮件头信息（只包括发件人、收件人、主题几个简单的信息），并不真正接收全部邮件内容，避免带宽的浪费（如果需要，也可重新收取全部邮件内容）；
7、重要邮件收到时，马上发出提醒；
8、自动区分客户来邮或陌生人来邮，已建档的客户的来邮，自动归集到客户名下；未知发件人的来邮，可判断是新客户来邮件或可能是垃圾邮件，避免垃圾邮件的干扰又不漏过商机；
三、邮件发送管理
1、业务员不必知道客户的邮箱，照样可以正常给该客户发送邮件，最大限度保护公司客户资料，又不影响正常的业务工作开展；
2、业务员使用的电脑不必上网，也可正常发送邮件；
3、发件审核：可以很方便地实现邮件审批机制，通过设置规则，确定哪些邮件发送时需经主管审核，审核通过后，方可真正发出邮件；
4、邮件群发功能：自动从客户档案中群发邮件，或从邮件列表文件中群发邮件；群发时，可同时做到个性化，让每个客户都以为邮件只是发给自己的；
5、定时发送：写好一封邮件后，如有需要，可以设置邮件在什么时候才真正发送出去，灵活运用，可避免网络堵塞；
6、对重要邮件，可设置发送优先级，保证重要邮件在第一时间发出，避免多人同时发送邮件时对带宽的争夺；
7、如未能真正送达到收件人的邮件，收到失败邮件通知后，自动弹出提醒；
四、邮件撰写
1、提供根据收件人设置模板的功能，可以为不同的客户，使用不同的模板；
2、提供根据业务类型设置模板的功能，不同业务类型（宣传、报价、送样等）可自动引用不同的模板；
3、可直接利用样品档案中的信息（包括图片）来自动生成邮件内容（图文混排，格式可定义多种）
五、邮件后续管理
1、对需跟进的邮件，设置提醒功能，自动提醒相关人员；提醒有二种方式，一定设定时间内提醒，二是根据回复情况提醒，多长时间内未能回复时提醒；
2、邮件分类管理，对邮件设置业务类型、重要程度、后续跟进标志、备注等各种附加的归档、管理标识，方便进一展针对邮件开展工作；
3、对邮件删除、另存、打印、分发等各种操作权限的完全控制；
4、对邮件回复情况的彻底跟踪；
总结：
彻底超越了outlook,foxmail等个人型邮件工具所能达到的功能，完全从公司管理的角度设计邮件管理功能，利用大型数据库作为技术支撑，是真正的企业级的邮件管理系统：
1、写邮件时，有各种模板，并可直接使用样品档案的文字和图片资料，提高邮件撰写效率；
2、发送邮件时，有优先级的概念，保证重要邮件优先得到发送；并有邮件群发功能，方便企业拓展业务；
3、接收邮件时，保证重要邮件能先收到，过滤垃圾邮件，优化收件速度；
4、收件后，对阅读、回复情况进行自动跟踪，反馈给管理人员，并带有提醒功能；
5、阅读时，自动关联分析该邮件的相关资料，让业务员对如何开展工作心中有算；
6、邮件存入统一的数据库，安全性得到最充分的保证，可管理性也得到保证，对邮件的综合利用价值也得到了最大限度的提升，想怎么分析怎么分析。
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