加拿大外贸
外贸业务员，主要利用邮件与客户进行沟通交流。时间久了，邮件多了。有时候，突然想找一封目标邮件，结果却会因为太杂乱而费时很久。有时候，一次重装电脑，一不留神，结果什么都没有了。所以，要学会管理邮件。在这里，主要介绍OE的使用方法，使用得比较多，也比较实用。
1．在OE里面，默认的邮件文件夹地址在系统盘，遇到重装电脑的时候很容易丢，所以可以更改到非系统盘，点击工具－选项－维护－存储文件夹，将文件夹更改到非系统盘。
2. 在OE里面，按照客户姓名或者地区等，新建文件夹，将相关的邮件存储到相关的文件夹里面。比如建立一个以客户姓名命名的文件夹，将他发送过来的邮件全部存在他的文件夹里面。
3．重要客户的重要邮件，应该及时保存到安全的地方，单封邮件用另存为即可，如果多封邮件，可以全部选中，按照附件转发，存储新的邮件即可，你要保存的信息都在附件里面。
4．对于一些格式化或者可以适用于不同客户的信息，可以单独保存。比如公司的介绍。还有比如你给了一个客户一个SOLUTION，或许以后还有其它客户询问相同或者相关的东西，如果你保存好了，可以马上COPY过来，不用冥思苦想到底我当时是发给了哪个客户了呢，要花费很多的时间去查找或者重新做。
5．定期将客户邮件内容整理出来，用一个EXCEL表格统计发给一个客户的信息，哪天发了什么东西，报了什么价格，一目了然。重要客户的信息可以打印保存，最安全。
以上五点是针对外贸企业一般情况而言。现在，随着信息时代的不断发展，外贸管理软件应运而生。很多企业都看到了外贸管理软件在当今信息时代的作用和前景，已经陆陆续续开始投资使用外贸管理软件，从而大大提高和完善了外贸企业的工作进程。因而，如果安装使用了外贸管理软件，那么以上关于邮件的问题便会迎刃而解。
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亿星邮件系统功能特点
一、邮件资料管理
1、所有进、出邮件自动统一保存在公司服务器的数据库中，彻底避免邮件可能被离职业务员删除、转移或漏移交等现象；彻底避免电脑中毒、重装后邮件丢失等问题；
2、邮件保护：通过设置规则，完全掌控哪些邮件哪些人可以看到，哪些人不能看到；对邮件的删除可进行完全控制，哪些人有权限删除哪种类型的邮件（可时需要删除垃圾邮件），删除的邮件，还是放在数据库中，只有管理员才可以根据实际情况，从数据库中转移或彻底删除邮件；可以规定哪些邮件在任何情况下都是不能删除的（如已建档的客户的邮件，或标识为存档的邮件）；
3、海量存储，采用海量数据库技术，再多的邮件（几万封，几百G，更多），也不会有速度或存储容量问题（存储容量只受限于硬盘本身的容量），几十个、上百个业务员，几十年、上百年的邮件数据，照常管理、保存；
4、附件汇总功能，自动提取所有邮件中的附件，集中查看、查找，再也不用为了找一个附件，一封封地打开邮件；
5、采用数据挖掘技术，可对邮件进行关联分析：
5.1 按客户分析：
A、按单个客户分析，某个客户给我们发过多少封邮件，我们的业务员给该客户回过多少封邮件，该客户有给哪些业务员发过邮件，哪些业务员有给该客户发过邮件，对抄送或客户直接用回复方式发出的邮件，还可分析出该客户曾给哪些其他公司的人发过邮件；
B、按客户地域分析，美州的、欧洲的、中东的，不同的地区客户，邮件往来数量、时段分析；
C、按客户分类分析，批发商、代理商、直销商等，不同类型的客户，邮件往来数量、时段分析；
D、按任意你想的方式进行分析；
5.2 按邮件的业务类型（推广邮件、报价邮件、寄样邮件等）分析，自动根据邮件回复情况，分析、跟踪业务拓展效果，分析各种邮件、各个业务员的邮件发送情况；
5.3 针对具体某一封邮件，同步显示跟该封邮件关联的所有信息：公司给该封邮件的收件人（用于跟踪客户）共发送过多少封邮件（包括用不同的邮箱发出的，并可显示不同类型的邮件分别是多少封--开发邮类、报价类、送样类等等），该封邮件的收件人给公司共回过多少封邮件，该封邮件的收件人曾给哪些发过邮件；与该封邮件相类似主题的邮件有多少封；该封邮件的发件人（用于跟踪业务员业务开展情况）共发出过多少封邮件，该封邮件的发件人曾给哪些人发过邮件；
5.4 邮件回复跟踪，对收到的邮件，各个业务员是在多长时间内进行回复的，平均回复时间统计；对超过时间未能及时回复的，自动提醒业务员和主管；可有效地促进业务员勤奋工作，天道酬勤
5.5 按业务员（发件人）进行分析，分析业务员发出的邮件的数量，时间分布，邮件业务类型等；
6、邮件查找，按任意关键字快速查找相关邮件，查找范围包括收、发件人，主题、邮件内容，附件中的文件名称，文件类型，如果是word、Excel的附件，还可直接从附件内容中直接查找--不用打开附件；
二、邮件接收管理
1、业务员不需要知道自己的邮箱密码，照样可以正常接收邮件；
2、业务员使用的电脑不必上网，也可正常收到邮件；
3、显示发件人发件时所处的地理位置，是国外邮件或国内邮件，识别邮件欺骗；
4、自动分发，根据发件人、收件人、邮件主题、邮件内容关键字等各种条件，规定各种情况下的邮件，要分配给哪些人处理；
5、可以先收重要邮件，避免网络繁忙时重要邮件不能及时收下，保证重要邮件可以第一时间收下；
6、收件速度优化：可以设置某些邮件（如垃圾邮件，某个地区的陌生来邮，如国内IP发的；或邮件特别大，大到不太正常等等）在接收时，只先接收一个简单的邮件头信息（只包括发件人、收件人、主题几个简单的信息），并不真正接收全部邮件内容，避免带宽的浪费（如果需要，也可重新收取全部邮件内容）；
7、重要邮件收到时，马上发出提醒；
8、自动区分客户来邮或陌生人来邮，已建档的客户的来邮，自动归集到客户名下；未知发件人的来邮，可判断是新客户来邮件或可能是垃圾邮件，避免垃圾邮件的干扰又不漏过商机；
三、邮件发送管理
1、业务员不必知道客户的邮箱，照样可以正常给该客户发送邮件，最大限度保护公司客户资料，又不影响正常的业务工作开展；
2、业务员使用的电脑不必上网，也可正常发送邮件；
3、发件审核：可以很方便地实现邮件审批机制，通过设置规则，确定哪些邮件发送时需经主管审核，审核通过后，方可真正发出邮件；
4、邮件群发功能：自动从客户档案中群发邮件，或从邮件列表文件中群发邮件；群发时，可同时做到个性化，让每个客户都以为邮件只是发给自己的；
5、定时发送：写好一封邮件后，如有需要，可以设置邮件在什么时候才真正发送出去，灵活运用，可避免网络堵塞；
6、对重要邮件，可设置发送优先级，保证重要邮件在第一时间发出，避免多人同时发送邮件时对带宽的争夺；
7、如未能真正送达到收件人的邮件，收到失败邮件通知后，自动弹出提醒；
四、邮件撰写
1、提供根据收件人设置模板的功能，可以为不同的客户，使用不同的模板；
2、提供根据业务类型设置模板的功能，不同业务类型（宣传、报价、送样等）可自动引用不同的模板；
3、可直接利用样品档案中的信息（包括图片）来自动生成邮件内容（图文混排，格式可定义多种）
五、邮件后续管理
1、对需跟进的邮件，设置提醒功能，自动提醒相关人员；提醒有二种方式，一定设定时间内提醒，二是根据回复情况提醒，多长时间内未能回复时提醒；
2、邮件分类管理，对邮件设置业务类型、重要程度、后续跟进标志、备注等各种附加的归档、管理标识，方便进一展针对邮件开展工作；
3、对邮件删除、另存、打印、分发等各种操作权限的完全控制；
4、对邮件回复情况的彻底跟踪；
总结：
彻底超越了outlook,foxmail等个人型邮件工具所能达到的功能，完全从公司管理的角度设计邮件管理功能，利用大型数据库作为技术支撑，是真正的企业级的邮件管理系统：
1、写邮件时，有各种模板，并可直接使用样品档案的文字和图片资料，提高邮件撰写效率；
2、发送邮件时，有优先级的概念，保证重要邮件优先得到发送；并有邮件群发功能，方便企业拓展业务；
3、接收邮件时，保证重要邮件能先收到，过滤垃圾邮件，优化收件速度；
4、收件后，对阅读、回复情况进行自动跟踪，反馈给管理人员，并带有提醒功能；
5、阅读时，自动关联分析该邮件的相关资料，让业务员对如何开展工作心中有算；
6、邮件存入统一的数据库，安全性得到最充分的保证，可管理性也得到保证，对邮件的综合利用价值也得到了最大限度的提升，想怎么分析怎么分析。
厦门亿星软件有限公司
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外贸业务员，主要利用邮件与客户进行沟通交流。时间久了，邮件多了。有时候，突然想找一封目标邮件，结果却会因为太杂乱而费时很久。有时候，一次重装电脑，一不留神，结果什么都没有了。所以，要学会管理邮件。
在这里，主要介绍OE的使用方法，使用得比较多，也比较实用。
1．在OE里面，默认的邮件文件夹地址在系统盘，遇到重装电脑的时候很容易丢，所以可以更改到非系统盘，点击工具－选项－维护－存储文件夹，将文件夹更改到非系统盘。
2. 在OE里面，按照客户姓名或者地区等，新建文件夹，将相关的邮件存储到相关的文件夹里面。比如建立一个以客户姓名命名的文件夹，将他发送过来的邮件全部存在他的文件夹里面。
3．重要客户的重要邮件，应该及时保存到安全的地方，单封邮件用另存为即可，如果多封邮件，可以全部选中，按照附件转发，存储新的邮件即可，你要保存的信息都在附件里面。
4．对于一些格式化或者可以适用于不同客户的信息，可以单独保存。比如公司的介绍。还有比如你给了一个客户一个SOLUTION，或许以后还有其它客户询问相同或者相关的东西，如果你保存好了，可以马上COPY过来，不用冥思苦想到底我当时是发给了哪个客户了呢，要花费很多的时间去查找或者重新做。
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