加拿大进出口外贸谈谈外贸业务工作的流程设置



加拿大外贸

首先谈谈我公司情况,20多人,主营箱包类产品,年出货400-500票,中小客户多,中小订单多,产品规格复杂,订单操作繁琐(品种多、数量小),供应商基本固定在4-5家长期伙伴;

我公司以前把外贸工作分成两部分,销售和下单:
1、        销售员负责处理新客户询盘和老客户的新产品开发,客户一旦下单,销售员即将有关信息传递给下单员
2、        下单员(其他公司可能称为跟单员)接手订单后,负责确认所有订单细节、确认采购价,制作采购合同,传递订单指示,直至出货回款;后面的工厂验货由专职验货员负责,船务、单证由单证员负责;

此设置的好处是:
1、销售员可以集中精力开发新客户、新产品;下单员集中精力处理订单细节;减少了干扰,提高了效率
2、可以根据员工的性格和能力不同,合理安排岗位,外向敢冲的人做销售,内向细心的人做下单
3、便于管理业务,一个客户由销售和下单同时服务,互相有一个制约,避免了业务员离职的冲击;

弊端是
1、        销售员需要把前期和客户商谈的产品细节和订单细节,传递给下单员,多了一次信息传递,这会降低工作效率,产生误解;出现工作差错和延误时,经常内部扯皮
2、        客户需要和销售员和下单员两个人联系,造成困惑和不便;有时候一个邮件内即有订单信息,又有新产品开发信息,如果销售员和下单员之间忘了转发邮件,这时候就出现可怕的协作盲区;
3、        销售员和下单员的待遇、工作内容不同,造成矛盾。一般来说销售员的工作开拓性更强,有提成奖;下单员的收入较为固定,没有提成奖,但是下单员工作繁琐、工作量很大,经常加班,且下单员的工作恰恰是最容易出现差错的,经常会被扣奖金;这些都造成下单员强烈不满;

鉴于以上弊端,且后来公司自己投资了工厂,加强了对供应链的管控,所以就把销售和下单工作合并由一人负责,并为较忙的业务员增设助理;实施一年以来,发现弊大于利,得不偿失;业务员飞单、业务员出错后自己掩盖、业务员离职后订单细节无人能搞清楚;所以今年拟改回原来的分岗位做法,并准备作如下改善
1、        增加下单员,降低每人工作量
2、        简化订单操作流程,提高工作效率
3、        给下单员也设计一定的提成奖励;
4、        加强销售和下单之间的交接规范化;

转型期,需要配备人员,培训,大概得折腾1年,才能回到从前,这里也劝公司管理者轻易不要否定老做法,多考虑渐进式改善而非激进式改革!

另外,我听说有些公司,岗位分割的更加厉害!他们把外贸业务分为销售和采购,销售员只负责客户工作,而采购员只负责工厂工作。销售员不认识工厂,而采购员不认识客户。这样的好处是,完全防止业务员搞猫腻,搞飞单。但是,我想那样的话,连前期新产品开发工作也要分开?销售员和客户联系,然后把客户开发要求告诉采购员,采购员具体负责和工厂协作开发新品。这样的话,内部信息传递工作更加大,效率奇低,只能适合一些产品标准化程度高的产品,象我们公司的产品结构,是不能仿效了。

不同的公司规模,不同的产品结构,都会有各自适合的业务模式,希望这里的朋友,无论是老板,是员工,也都来谈谈自己对外贸流程设置的看法。

当然,一切管理措施,都应该立足于公正合理的原则,完全靠防和堵,肯定不是上策;会造成员工和公司之间的对立、斤斤计较、互相不信任。长远来说,对公司的伤害非常大。

另一篇文章里,我将谈谈关于外贸业务的利益分享原则。http://bbs.shanghai.com/thread-1296380-1-1.html

[ 本帖最后由 candle72 于 2008-8-2 11:49 编辑 ]

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楼主,你好,非常感谢你的文章,这让我对自己目前的公司不再很抱怨了,我们是一家小的外贸公司,公司采购3个,船务4个,还有我们业务4个 加上什么都要管的经理,我们外贸业务跟别的地方的业务不同,我们主要把每天客人的询问及细节翻译成英文,然后转交给采购部让她们去找产品,如果客人下单,我们只需要把所有细节跟采购说清楚,关于货生产情况由船务向我们报告,刚毕业出来工作,与身边做外贸业务的同学比,我觉得自己什么都没学到,转眼半年过去了,还是像个小孩子一样,很迷茫,每天除了翻译客人寻盘,然后就是操作MIC,然后就是回复客人问题,很多时候价格报过去,客人没问题,也不回复,我又重新找新的客人,就这样一天一天的过去了,我该怎么办呢?

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楼主的话有道理,顶下。。。

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candle72,精彩!
任何公司的岗位设置和激励措施,有共性也有特性的。
利弊都做一个分析的话,便于把握。

学习了。谢谢您的总结性分享

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学习了,适合的就是最好的!

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candle72 , 其实这个事情也应该是这样的, 现在确实也没有什么好的办法, 最好的办法是:如果你的员工足够聪明,足够有能力,并且你也认为他能和你做搭档合适,你不妨和他把关系由雇佣转变为合作,这样可能会更好!因为员工发展到一定阶段, 你不再能满足他的发展要求, 那老板就应该想想,这样其实也是一条出路!

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你还好了 我再前两个月都没人问我价格,现在偶尔有人问了 但也苦于回复不够专业没法得到进一步的沟通,学习吧 还需要增长能力

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楼主分析的很到位。
业务和跟单分开是主线。具体细则要因人,因地而异。
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