加拿大外贸
卖家创办公司——公司管理方法与流程介绍很喜欢的平台，今年也到了公司创建的第三个年头了，因此也特别和福友们分享一下我公司创建的方法和心得~大家共勉！！！
一、公司管理
从卖家初识外贸电子商务，到卖出第一件产品，再到销售量和工作量不断增加，是一个渐进又迅猛的过程，当业务扩大到一定的程度，单打独斗的日子可能要一去不复返了。租办公地，找人，扩大业务，这都是卖家开始需要面对的问题。这里和大家分享一些成功卖家们的经验，从租赁办公室、工作分配到员工管理，看看他们是如何迈出第一步，如何经营和管理自己的团队的。
二、商业计划
做事情先得有计划，自己单打独斗比较随意，但是如果想把这个生意做成规模化的公司经营，那就还是应该认真考虑一下自己的商业计划。比如以下一些因素是应该考虑的：
1. 收入情况
卖家在开设办公室之前，除了缴纳所在电子商务平台需要的费用和付出商品成本以外，没有太多成本支出。假设一下是卖家在开设办公室之前的费用：
而在开设办公室，有了员工以后，会增加一些成本支出，但是销售额也会相应增加。
这里可以注意到，尽管开支和成本增加了一些，但是因为销售量的提高和工作效率的提升，利润有了很大的改善。这个简单的例子可以帮助卖家衡量投资是不是值得。
2. 市场前景
除了对收入和成本做一个预期判断，还可以根据商品的特性对市场前景作出判断，帮助卖家决定是不是要扩大规模。对市场前景的判断应该建立在卖家对外贸电子商务市场的理解上或者根据经验预期。也许卖家现在的销售量还不是特别大，但是如果产品的货源独特，而且市场反映比较好，比如成交率高、利润较高的话，就都可以考虑尽快扩大销售规模，抢得市场的先机。另一个就是看自己在分类中的竞争位置，如果所售商品数量和成交量在所经营的分类中占的比例还非常小，那就意味着还有非常多的市场份额可以争取到，那么市场前景应该是不错的。
3. 投资金额
分析了目前的收入和市场前景，卖家应该对自己的投资决定有了充足的信心。那么接下来可以决定投资金额了，前期的投资主要会集中在办公室的设立和设备添置上。一般前期的人员会慢慢增加，员工的薪资在开始阶段投入不会太大。
以如下的预算为例：
对投资的总金额有了一个大概估计以后，接下来从设立办公室开始吧。
三、设立办公室
1. 租金预算
租一个办公室需要花多少钱呢？这恐怕是需要考虑的第一个问题。卖家可以根据自己的生意规模和实际需求去定这个预算，并要参考自己整个投资预算。以上海为例，如果租金预算为3500/月，可以考虑在市区的高级住宅楼里找到2房或3房的套间作为办公室。如果卖家对租赁市场的行情不太熟悉，可以从一些地产中介获得相关信息。
2. 办公室定位
租办公室之前需要问自己的另一个问题是办公室的功能定位。这间办公室主要是用来做什么用的？是一个纯粹的工作室，只需要几个员工登录商品和发货。还是一个办公室兼仓库，又能办公还能存货。或者是一个比较有档次，可以接待客户或者合作厂商拜访的地方。
如果只准备把办公室做成一个小而简单的工作室，那么租房时主要考虑的就是员工交通是否方便，可以尽量把办公室租在靠近地铁和车站的地方，方便员工出行。简单的工作室对外观要求很低，甚至可以设立在普通的居民楼里。如果同时需要在办公室存放一些货物，那么办公室是否安全和是否有足够的空间存放商品也是卖家需要考虑的地方。
如果卖家的业务比较有规模了，而且会有客户与合作商来拜访，那么办公室的交通和外观就要比较讲究。因为办公室的形象也代表了公司的印象。这种情况下办公室最好能设立在正规的写字楼里。
3. 办公设备
办公室的家具和简单装修是不可少的。除此以外还有两个必须的设备：一是宽带路由器，可以使多台电脑同时使用一条宽带上网还互不影响。另一个是电话程控交换机，也就是总机电话，当别人打电话来公司时可以听到“你好，这里是某某网络商店，请直拨分机号，查号请拨。”总机电话能让您的办公室更加专业。
办公室的设备精简一点就可以，但是关键的设施，比如电脑一定要好，因为网络销售长时间要和电脑打交道，而且工作效率的高低也依赖电脑。千万不要节省成本给员工装备落伍的电脑设备。
看到一个全新的办公室，很有成就感吧！下面来看看工作该怎么分配。
四、工作分配
等把人招来了，下一步就是给员工分配工作了。在外贸电子商务平台的跨国销售环节中，按照工作的重要性主要可以分成两个部分，即核心业务和非核心业务。核心业务是指那些直接关系到公司运营，会对公司产生重大影响的业务。这些业务需要卖家自己牢牢地把握，比如查找和开拓货源、库存管理、会计和登录策略安排。非核心业务是指相对简单的和重复性的工作。比如产品包装、拍照和产品模板编写等。
1. 核心业务
在进行工作分配时需要首先考虑核心业务的管理和分配。
• 货源和供应商的接触关系到自己的商业秘密，因为货源的价格和进货渠道是整个外贸销售中最为关键的因素之一。因为在外贸电子商务平台上销售本身并不难，如果轻易让其他人知道自己的进货渠道，别人可能会复制你的成功模式，由此产生竞争，这一点对员工也是一样。所以负责货源和供应商接洽最好是自己亲力亲为，其次是信得过的的直系亲属，比如兄弟姐妹、夫妻等。
• 商品登录是一项颇有技术含量的工作，它相当于整个公司团队的营销和策划部门，商品登录的安排直接决定了销售数量和盈利，而且商品登录如果控制的不好，还可能会大量增加费用成本。进行商品登录的人应该对网店所在的电子商务平台的操作、对所经营的分类和竞争、还有对目前市场的流行趋势都非常熟悉和了解。除了完成商品登录，还应该能够对过去的销售结果进行分析，将进行商品登录的人可以是自己，合作伙伴或者对外贸电子商务平台销售比较熟悉的员工。
• • 财务的职责不单单是管理公司开支和发工资。还应该能够将每月的销售成本和利润汇总，并监督一些退费的提交。商品登录人员或店主可以参考财务人员制作的登录费和销售额报表来完善自己的登录策略，降低成本和提高销售额。
• 库存管理也并不简单。本身库存管理就有一个安全性的问题，而且在专业的库存管理中，还应该通过统计售出商品的数量和售出时间，结合销售报表来反映一些销售的趋势。店主可以根据库存管理的出货单和财务的销售统计看出每天，每个季节和每种商品的销售趋势，并根据这些信息来指导自己进货和登录商品。从事库存管理的人员可以是细心又有条例的人，而且要值得你信赖。库存工作交给别人做的时候最好将工作流程化，并建立一些质量考核标准。
2. 非核心业务
• 客户服务人员在回答中有两方面比较重要，一是回答问题的人是不是有一种负责任的态度，及时解决了客户的问题并懂得适当安抚客户情绪。这样做可以避免不良评价。另一方面有些客户的问题中隐藏商机，比如有人问买多件商品是否有折扣或者询问卖家是否做批发业务等。
所以秉着这两个原则，如果卖家的业务规模还是中小型的，那么建议将客户服务交给自己放心和了解的人去做，或者自己做。对于比较大的业务规模，可以建立规范的客户服务系统，以提高客服人员的工作效率，例如一些常见问题的回答可以做成模板的方式方便使用：
• 产品包装在绝大多数业务中属于技术含量不高的事情。当然如果卖家销售艺术品或者收藏品之类的商品，那包装则会不同。产品包装一般普通的员工即可完成，但卖家可以指定一些质量标准来考核包装质量。
• 图片拍摄和模板的工作可以交给专业的工作人员完成。卖家给出详细的要求，让他们进行设计和图片拍摄。模板的变换包括店铺页面Html代码可以根据需要进行变换。比如圣诞节时，可以改变店铺的页面风格与推荐物品的链接，以迎合买家的喜好。
五、业务外包
成本，成本，还是成本！
外包业务的主要目的是节约成本并加快业务发展。当业务红红火火开展起来以后，有些事情其实不该占用卖家太多的精力和时间，卖家和员工应该把精力放在更有利于公司业务发展的方面。
不少卖家都有体会，拍照和制作物品模板是个辛苦的工作，好的照片不但需要你有完善的设备，而且拍完照片后还要进行图片和模板的制作，修改等。当商品多或者款式变化快时就觉得忙不过来了。
这里计算一下成本，假设装备一个专业的数码相机和拍摄设备需要4000元，如果按照15个月计算损耗，每月的设备成本大约是250元。加上美工的工资成本（以每月2500元计算），图片和模版制作的成本每月接近3000元。
如果将拍照、图片和模板制作的流程外包给专业人士，事情就变得简单许多，只需要提出要求达到的效果和标准，市场上能找到这样提供外包服务机构或个人，专门进行商品拍摄和模版制作，包括多个图片拍摄和图片的后期制作。假设以一个模版拍照和制作收费60元计算，以上2700元的成本足以制作40个以上不同商品的模版，这已经满足绝大部分卖家因商品种类变化时对模版制作的需求。
除此以外仓储、物品包装和发货也都可以考虑用外包来实现。许多卖家一定有过体会，库存的商品经常会堆满一两个房间甚至更多，增加了不少房租的预算。而且产品包装等工作经常会让办公室显得混乱和不专业。如果找到一家专业的仓储和物流公司来做这些事情就会好很多，进来的商品存放在安全宽大的仓库里，每天只需要一个电话或者发货单就能让对方将商品准确发送到指定的买家地址，这样所有对于商品发货和储存的烦恼都能一扫而光，而且办公室也因为没有了仓库变得更加清爽，看起来更专业。
六、工作自动化
工作的自动化也算得上是一种“外包”，因为这是将一些繁琐的工作交给了软件或程序。不同的是这种“外包”的成本更低。找到一个好的软件，付不多的月费，就能让团队的工作效率提高很多。与此相反，一个常见的误区是，很多卖家觉得如果自己完成全部工作就能省钱。但是实际上如果将过多的与精力花费在这些琐事上，从而影响了业务的扩大和完善，那其实是得不偿失的。一些第三方软件可以简化或自动化工作流程。
1. 客户交流：
卖家可以借助外贸电子商务平台自带的一些工具来自动化邮件与评价回复。只需要每月付很低的月费，就能帮您每月减少大量的工作时间和人力。
2. 商品登录：
登录商品可能是整个业务中最花时间的工作。不过一般大型的外贸电子商务平台都有很多商品登录管理工具可以帮助登录。
3. 销售报表也可以通过平台自带以及第三方软件自动统计。
使用平台自带或者第三方软件自动统计的销售报表与自己做帐相比更加快速、更加灵活，甚至可以看到不同国家、不同销售方式的产品成交情况。根据这些信息，卖家可以快速地调整销售策略。
七、员工招聘
对于跨国卖家来说员工招聘也是必须要面对的一个问题。如果规模不大，一般可以从身边找到合适和信任的员工，比如可以通过亲戚朋友介绍。如果经营规模已经比较大，分工也比较细，那可能对员工的要求也比较高。这时除了从周围熟悉的人中间寻找以外，还可以通过正式的招聘途径来发布工作职位，寻找员工。
1. 工作描述
一个完整的招聘过程首先需要你有一份工作岗位描述。在工作描述中需要有以下一些必备的信息：
公司的介绍
工作内容的介绍
工作的要求
对员工的要求
联系方式
请参考如下的工作描述：
2. 发布渠道
准备好工作岗位的描述信息后，可以开始寻找合适的渠道发布工作信息。一般常用的发布工作信息途径有招聘网站或者报纸两种。对于网络卖家来说，招聘网站无疑是最方便快捷的。招聘发布时有很多免费的网站可以选择。
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