加拿大外贸
目 录第一页 封面
第二页 目录
第三页 前言
第四页 外贸部门组织架构图
第五页 主要部门职能
第六页 外贸部门跟单业务流程(附图示)
第七页 海外事业部经理职责说明书P1
第八页 海外事业部经理职责说明书P2
第九页 外贸单证储运职责说明书P1
第十页 外贸单证储运职责说明书P2
第十一页 外贸业务营销代表职责说明书P1
第十二页 外贸业务营销代表职责说明书P2
第十三页 外贸内勤岗位职责说明书P1
第十四页 外贸内勤岗位职责说明书P2
第十五页 外贸客服岗位职责说明书P1
第十六页 外贸客服岗位职责说明书P2
第十七页 外贸部门行政管理制度
第十八页 外贸部门下属分支设立目的及管理机制
第十九页 外贸部门各项激励机制
第二十页 海外事业部门的各项费用制度
第二十一页 睡康宁代理出口协议书P1
第二十二页 睡康宁代理出口协议书P2
第二十三页 睡康宁代理出口协议书P3
第二十四页 睡康宁外贸外销合同P1
第二十五页 睡康宁外贸外销合同P2
第二十六页 信用证操作流程P1
第二十七页 信用证操作流程P2
第二十八页 信用证操作流程P3
第二十九页 信用证操作流程P4
第三十页 外贸业务管理的方法
第二十一页 船务跟单流程P1
第三十二页 船务跟单流程P2
第三十三页 外贸部门客户服务登记表
第三十四页 海外业务部业务代表绩效考核表
&其它相关附页&
1.申请自主经营进出口权审办手续
2.外贸部门规划筹划书
3.其它相关表格文件
前言
随着睡康宁企业的不断的发展壮大,外贸在企业中将成为一个不可缺少的部分.其作用不但能为企业获得更大的经济利益的同时,也为企业的品牌提升及市场占有获得一个更好的解决方法.
目前,中国大部分的企业通过外贸实现双边利润的已不在少数.由于外贸操作比较繁琐复杂,相对周转期较长.存在着风险较大.所以在大部分的家纺企业中未能得到有效的发展.而且企业竞争的终端服务及相对完善透明化后.许多的家纺企业从国内的产品竞争已经演变到了扩大外贸出口上的竞争.从产品的开发到市场的占有率.逐步现实了品牌战略在整个行业中的优势.
外贸部门在企业中所扮演的角色:
外贸部门在企业中的作用在现时的发展企业中的重要角色演变已经非常明显.不但能带动企业内部的完善发展还能有效的抑制竞争对手.
外贸部门的职能:主要体现在对国际市场的动态的分析及瞬息万变的市场行情.对国际市场与国内市场结合发展带来第一手的前沿信息.其次,对竞争对手在国际市场的运营进行分析.第三,就是对市场的需求及新项目的开发,考查,统计,分析.
外贸部门的发展拓展计划:
结合睡康宁现时的发展特点,针对国际市场现时的市场发展分析进行针对性的拓展,开发.制定三到五年的长远发展规划及营销的方针.制定完善具有竞争力的产品,价格及正确路线.对国外的媒体,广告,大客户拓展策划.制定完善的人才补充,绩效考核战略计划.
外贸部门的内部激励机制:
人才是一个企业的宝贵财富资源,也是企业的心脏位置所在.很大程度上参阅各大成功企业的案例中得到:一个企业的发展跟人才储备有着很大的联系.企业谋求发展,人才谋求空间也成了企业文化的共同所要达成的一个目标.外贸部门是企业团体中的一份子,也有着担负企业的发展的重任在肩.当然,外贸部门也是具有着特殊性.因为对成员的基本素质要求较高,团体合作能力要强.应变外事能力要果断.工作的周期长及不稳定等因素所以相对的激励机制也在企业中更显为明显.
外贸部门培训机制:
凡新员工必须经过产品知识培训,专业知识培训,及外贸相关知识的培训.培训的成绩将作为员工是否能转正及转正考查员工的一种薪资参考.
外贸部门管理原则:
以团体利益为先,把公司利益摆首位,坚决执行并完成上层所下达的拓展计划跟销售目标.紧密结合公司各部门.遵守公司的各项规章制度.保守公司内部商业机密.工作努力向上,不断提升自我专业技能,与时俱进.现实个人的人生价值!
外贸部门组织架构图&职能
一. 主架构流程图
营销中心
海外事业部 海外事业客服中心
海外市场产品开发部 海外市场事业区域拓展部
海外区域经销商 新客户开发
二. 内部业务开展流程图
跟单员下单
来样打版 确样或现货生产
海外市场产品开发部 海外客服中心
海外客服中心 生产中心
生产中心
全流程跟单员要实时责任监控
按合同交货期交货
主要部门职能:
1. 海外事业部
负责海外产品开发项目的信息收集,跟踪,研究分析.并完成上交汇报
负责海外事业部门的内部部门制度,行政区域的管理
负责海外事业部门的年度营销方针&年度销售任务的策划及落实
负责海外事业部门的客户资料的管理
负责海外事业部门的年度预算及年度分析报表
负责海外事业部门的销售网络的维护
负责协调内部各部门之间的配合,完善及参与讨论管理
负责海外广告媒体投放计划,展会,销售方案的审定,落实
负责各种业务所需的证件资料的申办,完善工作.
负责海外产品的开发,信息回馈等相关跟进工作
2. 海外客服中心
负责海外客户的资料统计,分析,整理,分类,归案,等相关工作
负责海外客户的及时产品开发资料的分析,整理,归案,汇报等相关工作
负责海外客户的投诉,回复等相关跟踪工作
协调拓展部门,开发部门的生产下单及跟踪
负责海外事业部门内部行政工作的执行跟踪及统计汇报工作
协调海外事业部与生部及相关部门的协调,沟通,调解等相关工作
负责公司的品牌维护跟协调
3. 海外市场产品开发部
负责协调及时完成海外事业区域开拓部门所指向的打版,生产样板的设计开发任务
负责有效完成每月上层所下达的产品开发指标
负责对海外地区产品特性的分析,及打样,取板结果的分析统计
负责完成所有产品开版,打样资料的统计,分类,归案交与客户资料中心
负责完成年度开发计划的策划书
4. 海外市场区域拓展部
负责完成每年,每月海外事业部经理所下达的所有销售指标
负责收集整理区域内的市场信息及产品信息归类归档交与客服中心归案
负责下年度及下月度的工作开展计划及市场拓展计划的完成
协调客服,生产跟踪及沟通好与客户交易的每一个过程的运营工作机制
5. 海外区域经销商(即品牌区域代理商)
负责配合公司收集市场信息的回馈及整理以方便公司作出及时策案
负责每年定期,定量的销售合同的签订
负责产品质量,用户记录的备案及时回馈公司
负责完成年度的销售计划的完成及下年的销售任务的策划任务
外贸部门跟单业务流程
①.前期接触
1.询价
2.报盘
3.还盘
4.再报价,特殊情况需向部门经理请示
②.成交
1.做P/I,需副总审核,交货期与生产部门沟通后确定
2.传客户签字确认
3.确认后复印交财务及总监留底
4.由总监安排基地生产或外派准备
③.催订金
1.根据P/I的付款条件催定金
1.1T/T:催客户汇出定金
1.2收到客户银行水单(传真件)
1.3交财务查款
1.4收到财务收款确认函,通知总监
2.根据P/I的付款条件催定金
2.1L/C:催客户开具信用证
2.2 L/C副本
2.3确认L/C
2.4收到财务收款确认函,通知总监收到财务收款确认函,通知总监
④.下单生产
1.开具生产订单
2.交财务签字确认
3.交业务,下单生产
⑤.出货
1.业务提出出货单,由外贸经理审核付款情况
2.船务提出订舱确认书
3.签出货单,出货
⑥. 收余款、放单
1.1T/T:船务交提单复印件
1.2传真至客户催余款
1.3收到客户水单,交财务查帐
1.4收到财务收款确认函,签发放单函
1.5放单
2.1L/C:提交全套单据至银行议付
2.2银行收单议付
2.3交财务查帐
2.4收到财务收款确认函,签发放单函
2.5放单
⑦. 核销单
注:其中涉及到相关的产地证,CE认证,出口配额等证单类及工作细分,类具可参考部门流程管理文件.
评论
海外事业部经理岗位职责说明书
岗位名称 海外事业部经理 岗位编号
所在部门 营销中心 岗位定员 1~2
直接上级 营销总监 职务代理 无
直接下级 外贸客服、外贸跟单、分区域经理、外贸内勤、单证储运 岗位分析 2006-12
职位描述:负责所有海外市场的运营,策划,产品开发
负责内部所有组织的管理维护
负责海外市场的品牌维护
负责海外市场的销售目标的划分,制定,完成
负责外贸合同的管理与审核
负责外贸单证制作的技术支持以及单证人员及业务资料存档人员的培训
职责与工作任务:
职
责
一 职责表述：负责海外事业的拓展及策划及销售计划的落实完成的跟踪
工作
任务 1、负责海外参展、考察的业务策划
2、负责海外事业的营销方针的定制,划分及销售任务完成
3、负责海外产品的开发与拓展
4、负责海外市场的品牌推广
职
责
二 职责表述：负责海外事业部门的全面业务工作开展的领导工作
工作
任务 1、协助客户信息的收集，归档及客户信用的调查
2、负责本人外贸业务的开发及拓展，并制定本部门业务开发计划等
3、协助业务人员开展业务，确保进出口工作的顺利进行
职
责
三 职责表述：负责外贸合同及单证类的管理与审核
工作
任务 1、负责外贸合同各项条款的审核，以确保公司利益不受侵害
2、负责外贸合同的管理，保证合同的正常执行
3、负责合同,L/C等其它单证类的核实与监督
职
责
四 职责表述： 负责各类外贸单证制作的技术支持以及单证人员及业务资料存档人员的培训
工作
任务 1、负责为外贸单证制作提供技术支持，以确保单证的质量及各项条款的正确性。
2、负责单证人员及业务资料存档人员的培训，确保海外事业部各项工作的顺利进行
职
责
五 职责表述：内部组织管理及其它
任务
工作 有效的进行部门管理及完成其它总经理交办的工作任务
工作权限:
1、外贸工作规划审核权
2、市场推广方案、调研方案审核权
3、对所属下级的工作的监督、检查权
4、对直接下级人员调配、奖惩的建议权和任免的提名权、考核评价权
5、对所属下级的工作争议有裁决权
6、其它经总经理批准赋予的权限
工作协调关系:
内部协调关系： 总经理，营销总监，各部门经理，生产厂长
外部协调关系： 相关海关、外管、商检、客户、物流等
任职资格:
教育水平 大专学历
专业 国际贸易 外贸日语
培训经历 外贸商务师,外贸报关培训,CEO管理培训,法律知识,公共关系,市场营销管理,计算机应用.国际礼仪等
经验 国际贸易、市场营销、管理和其他相关专业经验：5年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业营销管理,对服装,面料,外贸,等有一定营销经验
知识 熟练运用外贸相关政策,对纺织行业有一定程度的经验.对管理方法有相当的经验.对外贸流程较熟练.
技能技巧 熟练使用WORD,EXCEL等办公软件，网络知识，具备熟练的英语,日语应用及对话能力,具备熟练的外贸部门筹建管理经验
个人素质 具有相当的判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力及外贸谈判能力及专业知识及技能
其它:
使用工具/设备 计算机及辅助设施,直线电话,传真,打印设备及一普通些办公用品
工作环境 需要一定空间的办公室.有需要时计划出差
工作时间特性 工作时间调动性较强.应工作需求加班
考核指标:
KPI指标 产品推广工作的有效性、销售额、销售利润率、重大任务完成情况
边际指标 预算控制情况、部门合作满意度
能力指标 判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能
备注:
外贸单证储运岗位职责说明书
岗位名称 单证储运 岗位编号
所在部门 海外事业部 岗位定员 1~2
直接上级 海外事业部经理 职务代理 无
直接下级 无 岗位分析 2006-12
职位描述: 负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作，协助公司进出口合同的申报工作
负责公司进出口商品出货对帐工作
负责公司外贸工作中单证今后制作实务等相关的工作
职责与工作任务:
职
责
一 职责表述：负责公司进出口合同的核销归档工作及外汇核销归档工作
工作
任务 1、负责公司商品相关合同、外汇台帐的建立及记录
2、负责相关合同的平衡测算及关务处理
3、负责根据业务要求制作、审核各种外贸单证
4、负责外贸进出口货物的运输、报送等物流工作。
5、负责相关单据及海关单证的保管及文书处理
职
责
二 职责表述：协助公司进出口合同的申报工作
工作
任务 1、配合相关部门进出口合同申报资料的提供
2、协助财务部门相关合同执行的税务处理
3、配合相关部门对外政府机构的工作关系协调
职
责
三 职责表述：负责公司进出口商品出货对帐工作
工作
任务 1、负责公司商品出货手续的办理及商控工作的安排
2、配合业务人员涉外事务的处理
3、负责公司商品出货运输安排及跟进
职
责
四 职责表述：其它
任务
工作 其它海外事业部经理所交办事项
工作权限:
1、外贸工作规划参与权
2、市场推广方案、调研方案参与权
3、选择货运、船务公司的建议权
4、其它经部门经理批准赋予的权限
5、其它经总经理批准赋予的权限
工作协调关系:
内部协调关系： 本部门及相关各部门
外部协调关系： 各政府机关、海关、运输等部门
任职资格:
教育水平 中专及以上学历专业
专业 国际贸易、管理和其他相关专业
培训经历 单证员培训、公共关系培训知识：精通海关事务处理流程，通晓国际贸易、公共关系、法律等知识
经验 5年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业营销管理经历
知识 对海关事务,外贸报关等物流货运行业及专业知识要达到操作标准
技能技巧 熟练使用WORD,EXCEL等办公软件和单证员资格证，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用及对话能力
个人素质 具有判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力
其它:
使用工具/设备 计算机及辅助设施,直线电话,传真,打印设备及一普通些办公用品
工作环境 大办公室.经常出短途差
工作时间特性 按公司要求上班.应工作需求加班
考核指标:
KPI指标 合同申报及资料的准确及时性、合同用料核销的平衡、商检合格率及货运协调性
边际指标 预算控制情况、部门合作满意度
能力指标 判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能
备注:
外贸业务员岗位职责说明书
岗位名称 外贸业务员/区域经理 岗位编号
所在部门 海外事业部 岗位定员
直接上级 海外事业部经理 职务代理 无
直接下级 无 岗位分析 2006-12
职位描述: 负责本人业务工作的开展
负责产品报价工作的进行
负责客户合同的签订及跟进工作
负责海外市场的招标和招投标工作的进行及订单接洽
负责海外市场的品牌维护
职责与工作任务:
职
责
一 职责表述：负责本人业务工作的开展
工作
任务 1、负责与客户交流，收集业务的相关信息，了解客户的要求，并做好记录等相关工作
2、负责公司产品包装,要求等及市场推广
3、负责客户前期授信的协助调查
4、负责海外品牌的维护
5、负责收集海外市场的信息,分类,归案
职
责
二 职责表述：负责产品报价工作的进行
工作
任务 1、负责海外市场公司相关产品的价格调查工作
2、负责对外报价与公司内部价格的协调工作
3、配合参与制定海外价格的内部制定工作安排
职
责
三 职责表述：负责客户合同的签订及跟进工作
工作
任务 1、负责将合同要求与客户订单资料要求，根据公司的程序转化成公司的生产指导性文件
2、负责与公司的样品开发、物控采购、技检、及生产各环节及时沟通，跟进订单生产进度以便及时有效与客户合作，确保合同的顺利履行
3、负责解决当中需要协调的一切与合同相关的问题
职
责
四 职责表述：负责海外市场区域招标和招投标工作的进行及订单接洽
工作
任务 1、负责投标、招标项目的确定及执行方案的策划或订单的接洽
2、负责协助外贸内勤人员制作招、投标书，并确保招投工作的顺利进行
职
责
五 职责表述：其它
任务
工作 其它海外事业部经理所交办事项
工作权限:
1、外贸工作规划建议权
2、市场推广方案、调研方案参与权
5、其它部门经理批准赋予的权限
工作协调关系:
内部协调关系： 本部门及各相关部门
外部协调关系： 相关海关、外管、商检、客户、物流等
任职资格:
教育水平 大专及以上学历专业
专业 国际贸易、市场营销、管理和其他相关专业
培训经历 公共关系培训知识：海关事务处理流程，通晓国际贸易、公共关系、法律等知识
经验 3年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业营销管理经历
知识 市场营销管理、品牌管理、公共关系培训知识：精通市场营销管理知识，通晓品牌管理、公共关系、法律等知识，了解相关公司产品的专业知识
技能技巧 熟练使用WORD,EXCEL等办公软件和单证员资格证，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用及对话能力
个人素质 具有判断与决策能力、人际交往能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力
其它:
使用工具/设备 计算机及辅助设施,直线电话,传真,打印设备及一普通些办公用品
工作环境 大办公室.按计划规定出差
工作时间特性 工作时间调动性较强.应工作需求加班
考核指标:
KPI指标 产品推广工作的有效性、销售额、销售利润率、重大任务完成情况
边际指标 预算控制情况、部门合作满意度
能力指标 判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能
备注:
外贸内勤岗位职责说明书
岗位名称 外贸内勤 岗位编号
所在部门 海外事业部 岗位定员
直接上级 海外事业部经理 职务代理 无
直接下级 无 岗位分析 2006-12
职位描述: 负责日常办公室事务处理，协助业务人员完成销售任务
负责统计业务人员销售情况
职责与工作任务:
职
责
一 职责表述：负责日常办公室事务处理
工作
任务 1、安排工作会谈、负责本部门来访人员的接待及安排工作
2、负责本部门电话的接听工作，并向电话询问者提供信息
3、负责本部门日常邮件收发，及普通文档管理
4、负责本部门相关文件的打印、复印等。
职
责
二 职责表述：协助业务人员完成销售任务
工作
任务 1、协助业务人员完成客户的各项咨询事宜
2、负责客户档案的建立及更新，并协助业务人员完成客户信用调研及市场调查工作
3、协助业务人员完成客户询价、报价工作
4、协助业务人员完成海外区域标工作的各项事务性工作处理
5、收集到客户信息，及时通知业务人员，确保信息的及时有效性
职
责
三 职责表述：负责统计业务人员销售情况
工作
任务 1、及时对业务人员的销售情况进行统计
2、每月定时向财务及海外事业部经理提交销售员的统计表
职
责
四 职责表述：其它
任务
工作 其它海外事业部经理所交办事项
工作权限:
1、外贸工作规划参与权
2、市场推广方案、调研方案参与权
3、其它经部门经理批准赋予的权限
工作协调关系:
内部协调关系： 本部门及公司各相关部门
外部协调关系： 客户
任职资格:
教育水平 中专及以上学历专业
专业 国际贸易、服装纺织相关专业
培训经历 行政管理培训、办公礼仪
经验 2年以上相关工作经验
知识 具有相应的企业管理知识技能技巧：熟练使用自动化办公软件，具备较强的网络知识，能熟练应运英语写作及对话
技能技巧 熟练使用WORD,EXCEL等办公软件，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用及对话能力
个人素质 具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力
其它:
使用工具/设备 计算机及辅助设施,直线电话,传真,打印设备及一普通些办公用品
工作环境 大办公室.经常出短途差
工作时间特性 按公司要求上班.应工作需求加班
考核指标:
KPI指标 表单处理工作的有效性、销售额、销售利润率、重大任务完成情况
边际指标 预算控制情况、部门合作满意度
能力指标 判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能
备注:
外贸客服位职责说明书
岗位名称 外贸客服 岗位编号
所在部门 海外事业部 岗位定员
直接上级 海外事业部经理 职务代理 无
直接下级 无 岗位分析 2006-12
职位描述: 负责为本部门提供专业的技术支持
负责与公司生产技术及研发部门的沟通工作
负责出口产品的售后服务与跟踪
职责与工作任务:
职
责
一 职责表述：负责为本部门提供专业的技术支持
工作
任务 1、负责为业务人员提供专业的技术咨询服务
2、负责为所有客户提供专业的技术咨询服务
3、协助业务人员完成相关产品的海外市场调研活动，并及时提供相关数据及建议
职
责
二 职责表述：负责出口产品的售后服务与跟踪
工作
任务 1、负责及时的为现有客户提供产品的售后服务，及技术支持
2、负责建立客户产品信息跟踪卡，并及时对客户的投诉做出记录
3、及时的对客户投诉进行处理，并进行登记，直至客户满意
4、进一步完善客户售前、售中、售后的服务质量，保证公司与客户利益
职
责
三 职责表述：负责与公司生产技术及研发部门的沟通工作
工作
任务 1、负责为业务人员提供最新的产品数据及新产品研发情况，以确保公司产品的市场占有率，为业务人员的市场推广提供快捷的服务及强有力的产品信息
2、负责与公司生产技术部门及研发部门的沟通工作，及时了解公司产品研发动态和产品质量及生产工艺等方面的知识
职
责
四 职责表述：其它
任务
工作 其它海外事业部经理所交办事项
工作权限:
1、外贸工作规划参与权
2、市场推广方案、调研方案参与权
3、其它经部门经理批准赋予的权限
工作协调关系:
内部协调关系： 本部门及公司各相关部门
外部协调关系： 客户
任职资格:
教育水平 中专及以上学历专业
专业 国际贸易、服装纺织相关专业
培训经历 行政管理培训、办公礼仪
经验 3年以上工作经验，2年以上本行业或相近行业技术服务经历
知识 客户服务、公共关系培训知识：精通家纺专业知识，通晓客户管理、公共关系等知识，了解相关公司产品的专业知识
技能技巧 熟练使用WORD,EXCEL等办公软件，具备基本的网络知识，具备熟练的英语应用及对话能力
个人素质 具有较强的沟通能力、计划与执行能力、判断与决策能力、人际能力
其它:
使用工具/设备 计算机及辅助设施,直线电话,传真,打印设备及一普通些办公用品
工作环境 大办公室.正常情况下无需出差
工作时间特性 按公司要求上班.应工作需求加班
考核指标:
KPI指标 客户满意度、客户信息反馈准确性、客诉处理及时性、重大任务完成情况
边际指标 预算控制情况、部门合作满意度
能力指标 判断与决策能力、人际能力、沟通能力、影响力、计划与执行能力、专业知识及技能
备注:
外贸部门行政管理制度
工作时间管理:
正常上班与下班时间要按公司行政规定执行:
Am:8:00-----am:12:00
Pm:1:30-----pm:6:00
签于外贸部门具有特殊的工作时间原因,现规定:
无理由,或理由不充分未向上级申明的情况下私自离开公司者,交行政部以旷工处理
部门行政管理制度:
1. 不得无故迟到,或早退
2. 不得上班时间内大声喧闹, 闲聊影响别人的工作
3. 不得做与工作无关的事,QQ,MSN等聊天工具可使用.如发现聊天现象者,重罚
4. 不得在公司规定的办公区抽烟.发现者交行政部处理
5. 不得上非法网站如引起一切后果者由自己负责并交与行政部处罚
6. 不得在上班时间与其它部门的员工闹意见及作非法举动,情况严重者交与司法机关处理
7. 穿着要规范,不能与公司形象不相符与穿拖鞋上班
8. 按公司行政要求正常进行打卡,写出门单.等.无记录者一律按旷工或早退处理
9. 按公司规定不得泄漏公司商业机秘及兼职者.如有发现交行政办处理
10. 要遵守公司行政部所规定的公司员工准则.
◇ ◆以上各条为外贸部门的基本准则,如发现情况严重者将直接交与人事部,则其退出本部门.
部门请假管理制度:
1. 不得与口头或电话进行请假,如非常情况事后必须提供有效的证明.否则视为旷工.
2. 请假者必须提前一天交纳申请报告,三天内有部门经理批准.超过五天以上必须上报营销总监申报批准.
3. 国家法定节日及婚假,丧假及产假或其它重大节日等根据公司行政部门相样通知统一执行.
4. 未请假离开公司三天以上者一律按离职处理,三天以内按旷工处理.
5. 请假超过指定期限未回者一律通知部门经理及行政部.如果不通知都按第四项执行.
部门电话制度管理:
1. 不得在上班时间内拨打私人电话,特别原因须经过申请.
2. 一般电话的使用时间不得超过3分钟.特别原因必须跟上级主管说明情况
3. 在接到电话的时候必须用标准的中英文”你好,睡康宁.可以帮到你吗?”
4. 如接到电话的时候负责人不在必须留下联络方式.并交与专门负责人.
5. 个人手机费用应用于工作范围内可根据实际情况打单报销.一般情部按行政部门规定.
6. 外贸部门的国际长途的控制必须在标准以内,除特别原因必须向主管申请.
7. 外贸部门可用MSN,SKYPE等网络电话免费软件为公司控制成本.
出差管理制度:
1. 任何出差行为都必须事先交纳一份出差计划跟费用预算申请,由主管及财务部门核定.营销总监决.
2. 出差国内各大展会时应由主管核实批准出差计划及审核出差费用.
3. 出差国外展会时,必须由主管,营销总监,总经办三方审核批准.
4. 出差回来的前半日,或后半日可自行补休半天或一日时间作为调整时间.
5. 出差回来后三日内必须提交出差总结报告及市场分析报告书
销售管理制度:
1. 部门所有员工每天认真记录当天的工作情况.当天的进度所有工作的进度
2. 部门所有员工必须按时交周/月总结计划表.
3. 部门所有员工必须在月3号前交纳上一月的销售总结报告分析书.
4. 部门所有员工必须按实填写所有报告内容发现作假者一律行政处分.
5. 部门所有员工必须在月底前将收集客户信息资料,客户反馈信息表总结,下月计划等相关报告交外贸客服存档归案.
6. 由部门经理每月底向营销总监交纳一份月销售报表及下月销售方案计划书.
7. 所有员工要按公司的销售方针及方案进行销售.不得私自改动方案及销售目的.
8. 部门所有员工必须准时出席周例会及月例会,特殊原因必须由主管批准.及由外贸内勤做好所有的会议记录进行归档
9. 销售管理制度与薪资绩效奖金及评估员工的综合考核挂钩.
部门设施管理制度:
1. 部门所有电脑,打印机,电话等所有硬件设施受公司行政部门出台的政策监控.
2. 部门所需新申请相关设施由主管核准,营销总监批准报采购部门.
3. 部门必须遵守公司相关控制成本条约对耗材使用以节约为基准..
4. 所在分部门的所有设施由分部主管进行监控使用职责.
下属分支设立管理制度
外贸客服部 设立目的:针对海外市场的信息收集管理,客户投诉等受理跟踪,技术支持
1. 每天收集整理,所有客户资料归档,提供技术服务和客户投诉
2. 遵守公司及部门的行政规定,上班内不准吃零食等做与工作无关的事
3. 及时上报重大的事或隐患给上级部门
外贸产品开发部 设立目的:针对海外市场的单独情况进行产品的开发及研究
1. 控制成本,在规定时间内做好自己的工作及遵守公司及部门的行政规定
2. 及时交纳每月开发产品的数据统计及研究总结报告
海外市场拓展部 设立目的:针对海外市场区域划分后的分步销售的状况
1. 收集分析自己所属地区的经济,消费等信息提出开发方案
2. 记录每天的工作情况,交纳策划书及完成自己的销售任务
单证储运部 设立目的:专业单证储运可以更好的提高服务及合同质量
内勤 设立目的:集中为所有的资料归档,接待客户做系的分类
以上规定由部门成立时即时生效.违反规定者自己支付额外费用及承担行政处罚责任.
睡康宁外贸部门的激励机制度
Ⅰ薪资激励机制:
一.跟单:
薪资(试用员工)=试用底薪+培训考核成绩评估+部门经理成绩考核评估+专业知识考核成绩+试用业绩提成(建议)
薪资(正式员工)=职位底薪+月绩效考核(部门经理)+业绩提成+年终红利奖励(建议)
[考核项目,由业绩+表现+能力+综合素质组成]
[底薪,提成,奖金需根据企业由人力资源部考核协同部门经理,总经理,营销总监给予意见补充参考组成]
二.外贸客服&经理行政
薪资(试用员工)= 试用底薪+培训考核成绩+部门经理成绩+专业知识考核成绩+月有效奖励(建议)
薪资(正式员工)=职位底薪+月绩效考核(部门经理)+ 月有效奖励(建议)+年终红利奖励(建议)
[考核项目,由业绩+表现+能力+综合素质组成]
[底薪,提成,奖金需根据企业由人力资源部考核协同部门经理,营销总监给予意见补充参考组成]
三.单证,船务&报关员
薪资(试用员工)= 试用底薪+培训考核成绩+部门经理成绩+专业知识考核成绩+月有效奖励(建议)
薪资(正式员工)=职位底薪+月绩效考核(部门经理)+ 月有效奖励(建议)+年终红利奖励
[考核项目,由业绩+表现+能力+综合素质组成] (建议)
[底薪,提成,奖金需根据企业由人力资源部考核协同部门经理,营销总监给予意见补充参考组成]
四.部门主管&经理
薪资(试用主管,经理级别)=试用底薪+培训考核成绩评估+部门经理成绩考核评估+专业知识考核成绩+试用业绩提成(建议)
薪资(试用主管,经理级别)=职位底薪+月绩效考核(部门经理)+业绩提成+部门综合管理及部门业绩绩效+年终红利奖励+绩效奖金(建议)
[考核项目,由业绩+表现+能力+综合素质组成]
[底薪,提成,奖金需根据企业由人力资源部考核协同部门经理,总经理,营销总监给予意见补充参考组成]
Ⅱ职业激励
睡康宁人企业会给任何一个有能力者提供一个平等,发展的职业舞台:
一.跟单类
试用员工 正式跟单员工 国际区域代表(主管级别) 海外事业部经理
二.文职类
试用员工 正式员工 部门主管
海外事业部门相关费用制度
一, 销售费用的计算办法
1.电话通讯费
岗位名称 手机通讯费补贴
海外事业部经理 300
海外事业部主管 150
海外事业部区域营销代表 100
单证储运 50
以上费用不含月租费在内.及出国参加补贴另核实算出
2.通讯邮费
1. 由于海外邮递费用相对高,所以本公司实行,一般来样打样等费用都由客户支付,如果客户下单后,邮箱可在合同金额中扣除.
2. 国内邮递费用可根据来信对方付,去信我方付的原理执行.
3. 所单次邮递金额超过100/RMB以上者必须由上级主管批准签字
3.补贴费,及报销费用
1. 一般情况下出差在国内展会者按照营销中心营销手册中相关费用制度执行.
2. 参加国际展会或国际商业调查者,必须由主管审核,报总经理批准.实报实销.
海外事业部门销售方针政策
1.方针:团结合作,紧密向上,提升技能,共享繁荣
2.销售政策:
1.充分利用网络功能,推文本企业品牌,维护企业品牌形象
2.在完成自己工作任务的情况下,帮助别人.共取奋进.
3.以品牌占领国际市场,可初步由OEM&品牌-----品牌------OEM的方案落实
4.提供强有力的技术开发方案及销售技术支持
5.采用企业统一签订的效的物流企业合作
6.最终采用品牌战术所有产品统一外贸价,超出要低于标准一律要经经理批准书
7.少于最少起订量的采购商采取为散户形势的供货.最终促其发展壮大或淘汰出局
8.针对地区性的海外传媒及其它方式的广告投放支持
9.根据区域性的统计调查信息采取优惠待遇回点政策.
10.初步定位酒店床上用品为主打产品开发及推行推广
睡康宁代理出口协议书
协议编号： 签约地点： 日期： 总页数：3
受托方（以下称甲方）：
委托方（以下称乙方）：
经友好协商，乙方委托甲方代理出口业务，达成如下协议：
一、代理出口的商品说明：
二、甲方的权利和义务：
1、甲方同乙方指定的外方签订外销合同，该合同内容需要由乙方在签订前确认并负责，并经甲方同意。
2、甲方同乙方指定的供货方签订购货合同或三方购货合同，该合同内容需由乙方在签订前确认并负责，并经甲方同意。
3、按照乙方提供的货物数据及时制作出口报关运输及随寄需要的发票、装箱单、货运委托书、保险单等单据。
4、在自身能力允许的情况下，对需办理出口配额和许可证等的货物，在受到乙方委托后应该积极予以办理各种手续及时取得有关单证，但免除不能及时取得有关单证的责任。
5、货物若需甲方负责商检，甲方则应及时认真作好商品的商检通关工作，以免延误通关等后续工作的进行。
6、在甲方负责报关运输的方式下，积极联络货运代理公司进行定仓保险等事务，保证出口货物安全、及时顺利的出口清关，不延误指定装船日期，但对货物的真实性由乙方负责。
7、及时做好货款在各种方式下的结汇工作，按约定的结算方式同乙方进行结算并规定比例收取代理费。
8、作好货款的核销工作，催促乙方在指定的期限内收到外汇货款，及时收回外汇核销单及出口报关单，在规定的期限内完成外汇核销。
9、若货物需退税的，在收到乙方提供的按退税机关规定的完整的退税凭证后应及时完成退税工作，按协议的结算款项同乙方结算。
10、积极协助应由乙方完成的各项其他工作，在外贸上给予能力范围内的各种支持。
三、乙方的权利和义务：
1、对甲方同外方及供货方签订的协议内容负责，并承担不能完成协议的一切后果。
2、按时、按量、按质准备货物，货物备妥后及时把规格、数量、质量、包装、毛净重等数据告诉甲方，以便甲方及时制作各种单据。
3、对需要出口配额及许可证的货物，应办理相关的申请手续，甲方予以协助完成。也可以委托甲方在能力范围内予以全权办理。但承担甲方不能及时取得该些单证的后果。
4、若由乙方负责货物的商检、订仓、保险及海关清关等工作，乙方应同时承担由此所产生的各种费用。并保证报关单据上的货物与实际装船出口的货物在品质、规格、数量上的完全一致，负责承担由此产生的一切责任和后果。
5、应积极催促外方在指定的期限内（出口报关后三个月内）将货款汇入甲方的指定帐户，并承担不能收到外汇货款和收汇晚于规定期限的一切责任和后果。对于收汇超过三个月的应事先经甲方同意。实际收汇金额低于报关金额不得超过500美元。
6、按协议规定与甲方进行货款计算和支付出口代理费（结算方式单独列项）。
7、在出口清关后的收回出口外汇核销单和出口报关单（核销联）并交于甲方。交于甲方的时间必须在出口报关（以出口报关单上出口时间为准）后90天内，以便甲方及时进行外汇核销。
8对于要出口退税的业务，乙方必须在出口后4个月内保证甲方完成出口核销。对于核销所需要单据遗失或修改的业务必须在4个月内通知甲方，由甲方到税务机关办理出口退税延期手续；出口报关单（退税联）必须在出口报关（以出口报关单上的出口为准）后60天内交于甲方，对于出口报关单退税联遗失或修改的业务必须60天内通知甲方，由甲方到税务机关办理出口退税的延期手续；应在该货物清关后（以出口报关单出口的时间为准）最迟60天内将出口对应的增值税发票交于甲方，并且增值税发票开票时间在20天内。对于超出上述期限的，造成不能退税的，甲方不承担责任。对于各种退税单据由于有各种错误记录、未通过退税部门的验证及不符合税务机关关于出口退税的规定从而不能进行退税的由乙方自行负责，乙方必须退回甲方向乙方支付的退税款项。如国家出口退税政策变动的，双方应另行协商。
9、积极协助甲方办理其他需甲方完成的工作，协调好中外各方的工作情况。
四、结算约定条款：
1、纯代理方式：
（1）按货值的 %征收出口代理费，最低不少于人民币 元。
（2）乙方同时承担货款在结算中我方所产生的银行费用和清关费用及运输费用。
（3）对于外汇的折人民币汇率按甲方在银行结汇时提供的结汇汇率为准。
（4）具体资金支付：
A T/T方式下：甲方在收到外方的外汇货款后，按汇率折算人民币后两个工作日内将该笔货款扣除代理费后汇入乙方的指定帐户。
B 在L/C和托收方式下，甲方将全套准确有效的单据交到指定的议付银行后，在外汇货款进帐后，按汇率折算成人民币后两个工作日内将其扣除代理费后汇入乙方指定帐户。甲方交给银行的单据不管是甲方还是乙方制作的必须通过乙方确认，同时乙方将对由于单据不符等原因造成不能得到银行偿付的情况承担责任和由此产生的一切后果。
2、在出口退税的方式下：
（1）对于外汇的折人民币汇率按甲方在银行结汇时银行提供的结算汇率为准
（2）乙方同时承担货款在结算中我方所产生的银行费用和清关费用及运输费用
（3）甲方按照乙方出口货物价格 RMB/USD收取代理费；在扣除双方约定的杂费后（如银行费用、利息、办证费等），甲方帐面余额凭乙方开具的等额发票支付给乙方。
（4）甲方支付货款的前提条件是必须及时收到乙方开给甲方规定数额的经税务部门验证通过的增值税发票（乙方必须在货物出运清关后60天内收回）和在收到国外的外汇货款之后才能支付给乙方。否则甲方有权拒付该笔货款。
（5）具体资金支付：
A.T/T 方式下：甲方在收到外方的外汇货款后，按汇率折算成人民币后在符合上述结算条件下在两个工作日内将货款支付给乙方。
B在L/C 和托收的方式下，甲方将全套准确有效单据交到指定的议付银行后，在外汇货款进帐后，按汇率折算成人民币后两个工作日内将其扣除代理费后汇入乙方指定帐户。甲方交给银行的单据不管是甲方还是乙方制作的必须通过乙方确认，同时乙方将对由于单据不符等原因造成不能得到银行偿付的情况承担责任和由此产生的一切后果。
3、不管何种结算，若需甲方返还利润部分的，乙方都必须开来合法的发票后，甲方才能返还利润部分。
4、但乙方将承担增值税票由于存在各种错误记录、未通过退税部门的验证及该发票和全套出口报关单未能按规定期限及时交给甲方从而不能进行退税的责任和后果，同时乙方也必须及时退还甲方之前所得到的大于收汇的那部分金额的货款。
五、其它约定条款：
1、乙方保证出口的货物是遵守国家的各项法律、法规的合法的货物，否则承担由此产生的一切责任和后果。
2、代理过程中货物的质量问题由乙方全权负责，发生质量问题时由乙方全权处理，甲方协助乙方处理各种索赔、赔付等事宜。
3、甲方保证乙方的商业秘密，并保证不以任何形式擅自利用乙方的客户渠道及商业资料，否则将赔偿乙方由此造成的一切经济及法律后果。
4、本协议在执行过程中由于产生各种双方无法预料的问题（如国家政策发生变化等），双方将及时进行协商解决，合理调整本协议的有关内容，或拟订补充协议加以规定，该补充协议也将视为本协议的有效部分。
5、甲乙双方需终止本协议的，必须提前2个月以书面的形式通知对方，且之前所签订对外及对内合同必须执行完毕。
6、若产生一方违反本协议条款或产生了争议和分歧，都应本着友好的态度进行协商解决，协商不成的任何一方都有权向法院提请法律诉讼。
7、本协议经甲乙双方签字盖章后生效，正本协议一式贰份，甲乙双方各执一份，二份具有同等的法律效力。
8、本协议有效期从生效之日起的五年内有效。
受托方（盖章）： 委托方（盖章）：
日期： 日期：
佛山市睡康宁床上用品有限公司外贸销售合同
FOSHAN SHUIKANGNING ARTICLES FOR BED CO.,LTD
Sales Cntract
外贸合同Contract
编号： No：
日期： Date ：
签约地点： Signed at：
卖方：Sellers：
地址：Address：
邮政编码：Postal Code：
电话：Tel： 传真：Fax：
买方：Buyers：
地址：Address：
邮政编码：Postal Code：
电话：Tel： 传真：Fax：
买卖双方同意按下列条款由卖方出售，买方购进下列货物：
The sellers agrees to sell and the buyer agrees to buy the undermentioned goods on the terms and conditions stated below.
1 货号 Article No.
2 品名及规格 Description&Specification
3 数量 Quantity
4 单价 Unit Price
5 总值：
数量及总值均有_____%的增减,由卖方决定。
Total Amount
With _____% more or less both in amount and quantity allowed at the sellers option.
6 生产国和制造厂家 Country of Origin and Manufacturer
7 包装： Packing：
8 唛头： Shipping Marks：
9 装运期限：Time of Shipment：
10 装运口岸：Port of Loading：
11 目的口岸：Port of Destination：
12 保险：由卖方按发票全额110%投保至_____为止的_____险。
Insurance：To be effected by buyers for 110% of full invoice value covering _____ up to _____ only.
13 付款条件：
买方须于_____年_____月_____日将保兑的，不可撤销的，可转让可分割的即期信用证开到卖方。 信用证议付有效期延至上列装运期后15天在中国到期，该信用证中必须注明允许分运及转运。
Payment：
By confirmed, irrevocable, transferable and divisible L/C to be available by sight draft to reach the sellers before ___/___/_____ and to remain valid for ingotiation in China until 15 days after the aforesaid time of shipment. Tje L/C must specify that transhipment and partial shipments are allowed.
14 单据：Documents：
15 装运条件：Terms of Shipment：
16 品质与数量、重量的异义与索赔：Quality/Quantity Discrepancy and Claim：
17 人力不可抗拒因素：
由于水灾、火灾、地震、干旱、战争或协议一方无法预见、控制、避免和克服的其他事件导致不能或暂时不能全部或部分履行本协议，该方不负责任。但是，受不可抗力事件影响的一方须尽快将发生的事件通知另一方，并在不可抗力事件发生15天内将有关机构出具的不可抗力事件的证明寄交对方。
Force Majeure：
Either party shall not be held responsible for failure or delay to perform all or any part of this agreement due to flood, fire, earthquake, draught, war or any other events which could not be predicted, controlled, avoided or overcome by the relative party. However, the party affected by the event of Force Majeure shall inform the other party of its occurrence in writing as soon as possible and thereafter send a certificate of the event issued by the relevant authorities to the other party within 15 days after its occurrence.
18 仲裁：
在履行协议过程中，如产生争议，双方应友好协商解决。若通过友好协商未能达成协议，则提交中国国际贸易促进委员会对外贸易仲裁委员会，根据该会仲裁程序暂行规定进行仲裁。该委员会决定是终局的，对双方均有约束力。仲裁费用，除另有规定外，由败诉一方负担。
Arbitration
All disputes arising from the execution of this agreement shall be settled through friendly consultations. In case no settlement can be reached, the case in dispute shall then be submitted to the Foreign Trad Arbitration Commission of the China Council for the Promotion of International Trade for Arbitration in accordance with its Provisional Rules of Procedure. The decesion made by this commission shall be regarded as final and binding upon both parties. Arbitration fees shall be borne by the losing party, unless otherwise awarded.
19 备注：Remark：
卖方： Sellers： 买方：Buyers：
签字：Signature： 签字： Signature：
信用证操作流程
信用证操作流程跟单信用证操作的流程简述如下：
1.买卖双方在贸易合同中规定使用跟单信用证支付。
2.买方通知当地银行（开证行）开立以卖方为受益人的信用证。
3.开证行请求另一银行通知或保兑信用证。
4.通知行通知卖方，信用证已开立。
5.卖方收到信用证，并确保其能履行信用证规定的条件后，即装运货物。
6.卖方将单据向指定银行提交。该银行可能是开证行，或是信用证内指定的付款、 承兑或议付银行。
7.该银行按照信用证审核单据。如单据符合信用证规定，银行将按信用证规定进行支付、承兑或议付。
8.开证行以外的银行将单据寄送开证行。
9.开证行审核单据无误后，以事先约定的形式，对已按照信用证付款、承兑或议付的银行偿付。
10.开证行在买方付款后交单，然后买方凭单取货。
信用证的开立:
1.开证的申请
进出口双方同意用跟单信用证支付后，进口商便有责任开证。第一件事是填写开证申请表，这张表为开证申请人与开证行建立了法律关系，因此，开证申请表是开证的最重要的文件。
2.开证的要求
信用证申请的要求在统一惯例中有明确规定，进口商必须确切地将其告之银行。信用证开立的指示必须完整和明确。申请人必须时刻记住跟单信用证交易是一种单据交易，而不是货物交易。银行家不是商人，因此申请人不能希望银行工作人员能充分了解每一笔交易中的技术术语。即使他将销售合同中的所有条款都写入信用证中，如果受益人真的想欺骗，他也无法得到完全保护。这就需要银行与申请人共同努力，运用常识来避免开列对各方均显累赘的信用证。银行也应该劝阻在开立信用证时其内容套用过去已开立的信用证（套证）。
3.开证的安全性
银行接到开证申请人完整的指示后，必须立即按该指示开立信用证。另一方面，银行也有权要求申请人交出一定数额的资金或以其财产的其他形式作为银行执行其指示的保证。按现行规定，中国地方、部门及企业所拥有的外汇通常必须存入中国的银行。如果某些单位需要跟单信用证进口货物或技术，中国的银行将冻结其帐户中相当于信用证金额的资金作为开证保证金。如果申请人在开证行没有帐号，开证行在开立信用证之前很可能要求申请人在其银行存入一笔相当于全部信用证金额的资金。这种担保可以通过抵押或典押实现（例如股票），但银行也有可能通过用于交易的货物作为担保提供融资。开证行首先要对该笔货物的适销性进行调查，如果货物易销，银行凭信用证给客户提供的融资额度比滞销商品要高得多。
4.申请人与开证行的义务和责任
申请人对开证行承担三项主要义务：
(1)申请人必须偿付开证行为取得单据代表代向受益人支付的贷款。在他付款前，作为物权凭证的单据仍属于银行。
(2)如果单据与信用证条款相一致而申请人拒绝"赎单"，则其作为担保的存款或帐户上已被冻结的资金将归银行所有。
(3)申请人有向开证行提供开证所需的全部费用的责任。
开证行对申请人所承担的责任：
首先，开证行一旦收到开证的详尽指示，有责任尽快开证。
其次，开证行一旦接受开证申请，就必须严格按照申请人的指示行事。
信用证的通知:
1. 通知行的责任
在大多数情况下，信用证不是由开证行直接通知受益人，而是通过其在受益人国家或地区的代理行，即通知行进行转递的。通知行通知受益人的最大优点就是安全。通知行的责任是应合理谨慎地审核它所通知信用证的表面真实性。
2.信用证的传递方式
信用证可以通过空邮、电报或电传进行传递。设在布鲁塞尔的SWIFT运用出租的线路在许多个国家的银行间传递信息。大多数银行，包括中国的银行加入了这一组织。
3.有效信用证的指示
当开证行用任何有效的电讯传递方式指示通知行，通知信用证或信用证的修改，该电讯将被认为是有效信用证文件或有效修改书，并且不需要再发出邮寄证实书。
受益人的审证:
受益人在收到信用证以后,应立即作如下的检查：
1. 买卖双方公司的名号和地址写法是不是和发票上打印的公司名号和地址写法完全一样？
2. 信用证提到的付款保证是否符合受益人的要求？
3. 信用证的款项对吗？信用证的金额总数应与合同相吻合并包括该合同的全部应付费用。
4. 付款的条件是否符合要求？除非对某些特定的国家或某些特定的进口商，出口商通常要求即期付款。在远期信用证条件下，汇票的期限应与合同中所规定的一致。有一种信用证要求开立远期汇票，但却可即期支付，这种信用证被称为"假远期信用证"，其对受益人所起的作用与即期信用证是一样的。
5. 信用证提到的贸易条款是否符合受益人原先提出的要求？
6. 是否赶得上在有效期和货运单据限期内把各项单据送交银行？
7. 能提供所需的货运单据吗？
8. 有关保险的规定是否与销售合同条款一致？
－需保险的风险。受益人对此应与中国人民保险公司联系，以决定是否接受申请人的要求。超过销售合同中规定投保范围的任何费用应由申请人负担。
－投保金额。绝大多数信用证要求按CIF 发票金额的110％投保。
9. 货物说明（包括免费附送的物品）、数量和其他各项写对了吗？ 如果按上述各条目检查的时候发现有任何遗漏或差错，那么应该就下列各点立即作出决定，采取必要的措施：
－能不能更改计划或单据内容来相应配合？
－是不是应该要求买方修改信用证，修改费用应该由哪一方支付？ 若有疑问，可向本单位的联系银行或通知行咨询。但有一点请记住：只有申请人和受益人及有关银行共同同意，才有权决定修改。
信用证的履行:
1. 单据的提交
在跟单信用证业务中，单据的提交起着非常重要的作用，因为这是对信用证最终结算的关键。受益人向银行提交单据后是否能得到货款，在很大程度上取决于是否已开立信用证和单据是否备齐。
2. 交单时间的限制
提交单据的期限由以下三种因素决定：
（1）信用证的失效日期；
（2）装运日期后所特定的交单日期；
（3）银行在其营业时间外，无接受提交单据的义务。
信用中有关装运的任何日期或期限中的"止"、"至"、"直至"、"自从"和类似词语，都可理解为包括所述日期。"以后"一词理解为不包括所述日期。"上半月"、"下半月"理解为该月一日至十五日和十六日至该月的最后一日，首尾两天均包括在内。"月初"、"月中"或"月末"理解为该月一日至十日、十一日至二十日、二十一日至该月最后一日，首尾两天均包括在内。
3. 交单地点的限制 所有信用证必须规定一个付款、承兑的交单地点，或在议付信用证的情况下须规定一个交单议付的地点，但自由议付信用证除外。像提交单据的期限一样，信用证的到期地点也会影响受益人的处境。有时会发生这样的情况，开证行将信用证的到期地点定在其本国或他自己的营业柜台，而不是受益人国家这对受益人的处境极为不利，因为他必须保证于信用证的有效期内在开证银行营业柜台前提交单据。
银行审核单据:
受益人向银行提交单据后，银行有义务认真审核单据，以确保单据表面上显示出符合信用证要求和各单据之间的一致性。
1. 审单准则
银行必须合理谨慎地审核信用证的所有单据，以确定其表面上是否与信用证条款相符规定的单据在表面上与信用证条款的相符性应由在这些条文中反映的国际标准银行惯例来确定。单据表面上互不相符，应视为表面上与作用证条款不相符。上述"其表面"一词的含意是，银行不需亲自询问单据是否是假的，已装运的货物是否是假的，已装运的货物是否真正装运，以及单据签发后是否失效。除非银行知道所进行的是欺诈行为，否则这些实际发生的情况与银行无关。因而，如受益人制造表面上与信用证规定相符的假单据，也能得到货款。但是如受益人已经以适当的方式装运了所规定的货物，在制作单据时未能一到信用证所规定的一些条件，银行将拒绝接受单据，而受人决不能得到货款。银行不审核信用证中未规定的单据，如果银行收到此类单据，将退还提交人或予以转交并对此不负责任。
2. 单据有效性的免责
银行对任何单据的形式、完整性、准确性、真实性或法律效力，或单据中载明、附加的一般及/或特殊条件概不负责。银行对单据所代表货物的描述、数量、重量、品质、状况、包装、交货、金额或存在与否，以及对货物发货人、承运人、货运代理人、收货人，或货物保险人及其他任何人的诚信、行为及/或疏忽、清偿能力、行为能力或资信状况概不负责。
3. 审核单据的期限
银行需要多长时间审核卖方提交的单据，并通知卖方单据是否完备？统一惯例第13条b款对此明确规定：开证行、保兑行（如已保兑）或代表他们的被指定银行各自应有一个合理的时间，即不超过收到单据后的七个银行营业日，审核单据，决定是否接受或拒收单据，并通知从其处收到单据的当事人。
4. 不符单据与通知
如开证行授权另一家银行凭表面上符合信用证条款的单据付款、承担延期付款责任、承兑汇票或议付，则开证行和保兑行（如已保兑）有义务：(1)接受单据；(2)对已付款、承担延期付款责任、承兑汇票或议付的被指定银行进行偿付。
收到单据后，开证行及/或保兑行（如已保兑）或代表他们的被指定银行必须以单据为唯一依据，审核其表面上是否与信用证条款相符。如果单据表面上与信用证不符，上述银行可拒收单据。如果开证行确定单据表面上与信用证条款不符，它可以完全根据自己的决定与申请人联系，请其撤除不符点。
如果开证行及/或保兑行（如已保兑）或代表他们的被指定银行决定拒收单据，则其必须在不迟于自收到单据次日起第七个银行营业日结束前，不延误地以电讯，或其他快捷方式发出通知。该通知应发至从其处收到单据的银行，如直接从受益人处收到单据，则将通知发至受益人。
通知必须说明拒收单据的所有不符点，还必须说明银行是否留存单据听候处理，或已将单据退还交单人。开证行或保兑行有权向寄单行索还已经给予的任何偿付款项和利息。如开证行或保兑行未能按这些规定办理，或未能留存单据等待处理，未将单据退还交单人，开证行或保兑行则无权宣称单据不符合信用证条款。如寄单行向开证行或保兑行提出应注意的单据中的任何不符点，它已以保留方式或根据赔偿书付款，承担延期付款责任承兑汇票或议付时，开证行或保兑行并不因之而解除其任何义务。
信用证的结算:
当银行审单完毕后，信用证即进入结算阶段。统一惯例第10条指出："所有信用证都必须清楚地表明该证是否适用即期付款、延期付款、承兑或议付。"
1. 即期付款
(1) 受益人将单据送交付款行。
(2) 银行审核单据与信用证条款，相符后付款给受益人。
(3) 该银行如不是开证行的话，以事先议定的方式将单据寄交开证行索赔。
2. 延期付款
(1) 受益人把单据送交承担延期付款的银行。
(2) 银行审核单据与信用证条款相符后，依据信用证所能确定的到期日付款。
(3) 该银行如不是开证行的话，以事先议定的方式将单据寄交开证行索赔。
3. 承兑汇票
(1) 受益人把单据和向银行出具的远期汇票送交办理该信用证的银行（承兑行）。
(2) 银行审核单据与信用证条件相符后，承兑汇票并退还给受益人。
4. 议付
(1) 受益人按信用证规定，将单据连同向信用证规定的付款人开出的即期或延期汇票送交议付银行。
(2) 议付银行审核单据与信用证规定相符后，可买入单据和汇票。
(3) 该议付银行如非开证行，则以事先议定的形式将单据和汇票交开证行索赔。
外贸业务管理方法
1、 业务人员在国外采购商的询价，做出产品报价前，应了解客户基本信息，包括是否终端客户、年采购能力、消费区域，以及产品的用途、规格及质量要求，我公司是否能够生产等。
2、 对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间。
3、 对于外商的产品报价，原则上按照公司财务部门经核算后的价格表（外销）执行；公司财务部门根据市场状况及生产成本，定期进行核算，对产品价格进行调整。
4、 对于定单数量较大，外商所能接受的价格低于我公司公布的价格的，业务人员应先上报部门经理批准实施；部门经理不能批复的，报总经理批准后实施。
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5、 对于C&F及CIF报价，需要我方办理运输、保险的或需要进行法定检验的等事项，业务人员应事先联系相关中介机构进行确定，选择中介机构应考虑业务熟练、服务效率高及收费合理。
6、 对于外商的寄样要求，原则上要求到付；对于样品数额较大，原则上对方承担成本费用。在正式定单后，可以扣除成本及寄样费用。特殊情况，如关系比较好的老客户，我方可以预付并免收样品，报部门经理批准后执行。费用较大的，可报总经理批准后执行。
7、对于外商需要打样的，业务人员应和生产部门协调，确保样品的质量及规格符合要求；样品需要部门经理审核后寄出；外商对于产品有包装或唛头要求的，正式包装或印刷前需经外商确认。
付款方式上，原则上考虑前TT全部或部分作为定金，剩余见提单传真件付款，及全部短期信用证。收汇银行和业务员负责对信用证做形式和内容的检查，发现差异的，应及时通知外商修改。信用证审查无误后，报部门经理复核。
8、 原则上，公司在收到外商的全部货款、部分定金及信用证经复核无误后，开始安排生产计划，组织货源，进行生产。
9、 在定单生产阶段，业务人员应到生产车间会同生产主管对产品生产进行监督、检查，发现问题及时解决；或由部门经理协调解决，或部门经理上报总经理解决。严格把握产品的规格、质量、包装、生产时间符合同外商的约定。
10、 对于C&F、CIF价格条款的，业务人员应在生产结束前一周，安排好货代，确定定舱事宜；一般在船期前二日，安排装柜、运输。
11、 需要委托中介机构进行报关、商品法定检验、保险的，业务人员应及时准备相关资料交中介机构办理；办理过程中，业务人员可以协助。
12、 收汇方式为信用证的，业务人员必须细心操作，谨慎处理，注意单证的一致性，做到安全收汇。
13、 全部收汇后，业务人员请对相关资料进行整理，将相关单据较财务部门及时外汇局、税务局办理核销、退税。并注意对外商的售后服务，进行跟踪，以建立长期的可信赖合作伙伴关系。
船务跟单流程
流程 步骤 办理时间 责任人 相关单证/表格 样板编号
① 接单 1 收到生产单 收定金后2天内 业务 生产单
2 船务指引表 下单后0-3天内 业务 船务指引
3 得到装箱资料 下单7天后 包材采购 装箱单（采购部）
② 准备报关单证 4 准备发票，装箱单 下单8天后-出货8天前 船务 发票，装箱单(报关用)
5 准备核销单 下单10天后-出货8天前 船务 核销单申请书
6 收单后做记录 买单后0-2天 船务 核销单、核销单登记表
7 准备商检资料 出货两周前 船务 发票、装箱单、合同、报检委托书
8 申请商检 出货一周前 船务 商检记录表
9 确认货齐时间 出货一周前 跟单员
③ 联系船务事宜 11 联系货代要求报价 出货前两周 船务 报价申请书
12 审报价单/换船代 收到报价后 船务/货代 报价单
13 财务部确认费用 审过报价后 财务部
14 确认拖柜/送货时间 出货一周前 船务/货代 托运单
15 收到通关单 出货一周前 船务/代理 出境货物通关单
16 填写报关资料/留底 出货2天前 船务 核销单、发票、装箱单、合同、通关单、报关单、报关委托书、托运委托书、承运货物具结书
17 收到入仓纸（散货） 出货前1-7天 船务 入仓纸
18 寄出报关资料（如时间紧） 出货1-2天前 船务
19 收到派车/派柜通知书 出货前0-1天 船务/货代 派车/派柜通知书
20 联系司机确认到厂时间 出货前0-1天 船务/司机
21 送货或装柜 出货日 生产/仓储 出仓单
④ 出货 22 交报关单证给司机请为代交 出货日 船务 报关单证整套
23 打出出货单，并请司机签名 出货当日 跟单员 出货单
24 申请产地证 出货前后6天内 船务/代理 产地证申请书
⑤ 催提单 25 对单 出货一周内 船务/货代 提单确认件
26 催出费用表及银行资料 出货后6-10天 船务 DEBIT NOTE
27 申请付款，交财务审单 收到提单传真后 财务主管 付款申请表
28 收到产地证 申请后1-3天内 船务 FORM A，C/O
29 出纳付款 收到提单传真后 出纳
30 催出正本 出货7天后 船务
31 传单催款 出货8天后 船务/业务 提单传真、商业发票、装箱单
32 传真水单，催寄正本 付款后 船务 付款水单
33 收到提单正本 传单后0-3天 船务 正本提单
34 打出清关发票，装箱单 出货后1-10天内 船务/财务 清关发票、装箱单
35 收到财务确认函 收水单后0-2天内 财务
⑥ 放货追退核销单 36 电放货物，如货物抵港 货物到港日 船务 电放保函、电放委托具结书、TELEX RELESE
37 寄单放货 货款收妥后 船务 提单、清关发票装箱单、商业发票装箱单、产地证、装箱声明、其它…
38 填写出货费用表 放货 跟单员 出货费用表
39 联系货代追退核销单 放货10天后 船务 查单申请书
40 填写核销单登记表 收单后 跟单员 核销单登记表
外贸部门客户服服务登记表
日期: 编号:
投诉/询问时间: 客服编号:
投诉/询问人国别: 投诉/询问客人性质:
投诉/询问联系方式
投诉内容选项:
1. 做工品质 ( )
2. 尺码品质 ( )
3. 色差品质 ( )
4. 其它产品缺陷( )
5. 数量 ( )
6. 货期 ( )
7. 市场原因 ( )
8. 信用问题 ( ) 备注:
调配/鉴定部门记录:
日期:
鉴定主管:
产生问题的原因及解决方法:
日期:
鉴定主管:
客户问题解决的结果:
日期:
外贸易经理:
领导处理意见:
日期:
签署:
备注:原则上24小时间内解决客户所提出的问题.本联一式两份,其中一份由外贸主管保存,另一份由外贸内勤归档.
海外部业务代表绩效考核表
编号:
日期
姓名:
工号: 性别:
性质: 区域:
考核指标:
1. 培训考核成绩
2. 业绩完成量
3. 部门合作态度
4. 技能满意程度
5. 行政操行
6. 敬业程度
7. 解决问题能力
8. 部门适合情况
9. 建立业务能力
10. 个人实操作能力`
主管部门意见:
主管签名:
人力资源意见:
人力资源主管签名:
营销总监意见:
签名:
备注:
评论
最近的工作呀.累呀~~`
评论
版主！你太可爱了，因为你让我更喜欢这论坛了！
你给的正是目前外贸管理行业缺少的！
超喜欢版主！
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顶一下 ， 也正欲组织外贸部门，不错的参考，谢谢哦
评论
是个非常全面的外贸资料呀，支持
评论
不错！
你是这家公司新招的经理吗？ 我以前也去那面试过
评论
最近的工作呀.
没什么事干！
评论
不错！
你是这家公司新招的经理吗？
评论
是个非常全面的外贸资料呀，
支持！！！
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也正欲组织外贸部门，不错的参考，谢谢哦
评论
版主！你太可爱了，因为你让我更喜欢这论坛了！
你给的正是目前外贸管理行业缺少的！
超喜欢！
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楼上的，你的回帖怎么和我的一模一样呀！不可以COPY 我的语气哦！
评论
其实外贸部门管理大同小异，感谢LZ给了大家一个范本。
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大家共同学习,共同进取~~
加拿大电商Hallo, bitte schicken Sie uns mehr info uber die QT8-15- Machine MfG Alfredo 评论 晕死 是德语 你去德语区问问吧 评论 要你关于QT8-15- 这个型号机器的信息 评论 跟你要关于QT8-15- 这个型号机器的资料信息 加拿大电商我的客户需要从非洲免关税国家进口一些商品，所谓的免关税是不是也不用交增值税。 如果要交增值税，增值税的税率是多少？ 菜鸟向各位前辈请教了。 评论 关税与增值税是俩个税种
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