加拿大外贸
摘要：采购计划系统的应用使采购计划的制定更加科学简单，又提高了企业管理水平，减少库存积压，降低资金占用，对于保证生产正常进行具有非常重要的意义。--------------------------------------------------------------------------------
一 集团模式采购计划管理情况介绍
山东某集团由四个子公司组成，公司经营产品类似，整个集团的采购额度每年有2亿元左右。集团成立采购部以后，一直进行比质比价管理，采购流程十分规范。由于集团成立时间短，特别是采购的大宗物资可以进行集中采购，所以集团决定对采购工作进行统一管理。但四个子公司分布比较分散，采购计划的提报十分麻烦，另外采购计划的控制也不好执行。由于采购额度巨大，控制不好会造成很大的经济损失，集团决定和艾思维软件合作，利用信息技术改进采购计划的管理工作。
首先对集团采购工作流程进行了分析调整，把采购物资进行了分类。根据企业的实际情况把采购物资划分为三种情况:
第一种情况是主要原料，根据合理化库存进行采购，各公司不用提报采购计划，集团采购部制定每种原料在各公司的合理库存，自行采购。这些原料有十多种，但由于生产是连续进行的，所以主要原料的正常供应对于保障生产是很重要的，在资金方面也要优先照顾。
第二种情况是各公司相同的物料需求，由于企业正处于不断发展的阶段，使用MRPII中对采购计划的要求来进行管理还有一定的难度，我们便制定了适合企业发展的工作流程，如下图所示:
第三种情况是各公司自己进行零星物资的采购，主要是生产急需物资和非生产性小额物资，但每月要把采购情况形成报表，提供给集团采购部进行抽查，确保采购的质量和采购成本。
第一种情况涉及的材料种类少，但数量大，主要采用Excel报表进行传递，分公司仓库管理员及时把每种原料的库存录入报表中，发送到总部。采购部进行汇总，直接下达采购任务单。
第三种情况由分公司自行采购的部分，采购计划的管理由分公司企管科进行汇总，也以Excel的形式进行传递。
最麻烦的是第二种情况，它包括采购计划的提报、审核、传递、综合平衡、分配、考核等过程，为了使全过程脱离手工操作，促进数据共享和传递，我们自行开发了采购计划管理系统。系统采用VB开发，数据库采用SQL Server，采用C/S结构。
二 集团采购计划管理系统基本流程
采购计划是整个企业供销链系统的重要组成部分。采购计划也是供销链系统的入口，及时准确的采购计划，对降低库存、避免出现物料短缺、保证生产的正常进行具有重要意义。根据公司现行的比质比价管理办法，保证公司的采购质量得以提高，采购成本得以降低，同时给采购计划的制定也提出了一些特殊要求，结合质量认证，整个计划管理工作也更加程序化。
采购计划分为月计划和临时计划，月计划一般在前月的24日前提报，先由各部门把采购计划提供给企管部，企管部根据公司的实际情况进行审批，然后汇总提供给分公司仓库，仓库管理人员进行现有库存情况进行统计整理，录入计算机。有的分公司有库存管理系统，可以结合起来使用。
在计划的录入过程中，系统根据公司名称和时间自动生成计划编号和序号，不用人工录入。我们对常用物品进行了代码化，在输入采购物品名称时，只要敲上几个字母就可以自动生成汉字的物品名称，省去了录入汉字的繁琐。每一种物品都一个助记码，可以自己根据情况定义。临时计划的提报步骤与月计划的提报相同，如果有大型的设备需要提报计划的话，需要专门的提报单。
计划经过审核无误后，就可以发送了，计划的发送主要是把计划传送到企管部，只需按一下“发送”按钮，然后就可以把数据库文件复制到服务器上了，不再利用发传真，打电话的方式了，准确快捷。数据首先进行压缩然后自动复制，数据库文件以分公司的名字命名。
企管部对收到的采购计划进行审核，选择分公司后，所有未审核的计划全部列出，审核的目的是根据集团目前的资金情况和各公司的物资库存情况进行综合平衡。如果能够进行调剂的就不把计划下发到采购部，另外由于资金或项目建设对一些不需要购买的物资进行控制。对需要购买的物资进行A、B、C分类(主要依据物资对生产的重要程度和紧急程度)，方便对采购部门的考核。在这个过程中，企管部可以进行更改计划，但修改后的计划必须反馈回分公司。
采购计划传递到采购部后，采购计划就生效了，同时财务中心可以看到采购计划的分布情况。采购资金的汇总情况可以自动生成，报表主要按分公司、按物资ABC分类进行汇总，这样财务中心对采购资金的整体情况就能了如指掌了。
采购部对接收到的采购计划进行分配，把计划落实到每一个业务员，在操作过程中比较简单，因为计划在录入过程中包含了物资的种类，这样在分配计划时可以按物资种类进行排序，例如把五金类的交付给业务员甲，办公类的交付给业务员乙。
采购完成以后，在物资入库时根据采购计划编号和序号进行登记，详细记录入库日期，以便对供应采购计划的完成情况进行统计。然后采购部根据采购计划的完成情况对业务员进行考核，企管部根据采购物资的使用情况对分公司进行考核。
三 集团模式采购计划管理系统的特点
采购计划管理系统经过试运行，现在已推广到四个分公司。系统在应用过程中通过应用情况的了解，可以看出整个系统具有以下特点:
1 适合刚刚成立集团企业的单位，要求对采购进行集中管理，特别是产品类似，采购业务类似的集团企业。
2 系统录入简便，具有提示功能。为了适应同种物资，不同规格的采购计划的录入，系统可以一次添加几行相同的记录，然后修改其规格。录入提报的计划一般按照需用部门进行录入，只要录入一次需用部门就可以利用系统的“拖曳”功能把所有的需用部门自动填上。并且可以定义需用部门的代码，例如“办公室”可以用“BGS”代替，就象定义词组一样简单，节省了录入时间。系统中的物资名称都有相应的代码，只要录入一次，系统可以自动记忆，下次输入简单的代码，便可以自动输入物资名称、规格、单价等，节省了录入时间。系统自动检测计划的完整性，特别是需求时间和价格，以利于考核和统计。
3 考虑了操作中的失误和各级部门的权限。计划录入完成以后，可能有错误，并且仓库管理员根据目前的库存情况应当修改一些物资的采购数量，录入人员可以对部门提报的计划进行修改。分管经理也可以对提报的计划进行一次修改，保证采购数量既满足需求，又不造成过剩积压。
4方便了计划的传输:通过建立的网络可以把分公司审核后的计划发送到总部企管部进行类别划分，整个传输过程只需要二分钟，不再需要专人上报。
5 计划的类别划分和采购任务的分配简便，只需输入A、B、C进行拖曳(和在Excel中的操作类似)，在计算机中进行划分比手工划分更快更方便。采购计划到达采购部后，应把采购计划变为采购任务单下发到各业务员，系统按物资类别调入没有分配的采购计划，操作员根据业务员的分工，确定每一项采购任务由哪个业务员来完成，最后按业务员打印出采购任务单。
6查询方便，责任明确:采购计划发送以后，计划提报人或部门经理都不能修改了，只能查询。查询可以根据需用部门、提报日期进行查询、打印。查询可以考核提报单位提报的物资数量和规格是否准确可靠。
7 统计分析功能强大:系统可以自动汇总各部门提报计划的所需资金，传送到财务中心。月底系统可以对采购计划整体情况和采购任务完成情况进行考核汇总。
四 集团模式采购计划管理系统的应用经验
采购计划管理系统是一种信息系统，就要求数据的准确性。规范化是准确性的前提，没有规范就谈不上准确。数据的及时性、准确性和完整性是计算机管理系统的基本要求。这里，“及时”指必须在规定的时间进行和完成数据的采集和处理，“准确”就是必须去伪存真、符合实际，“完整”是指要满足系统对数据项规定的要求，没有疏忽遗漏。软件的功能再强，也难以分辨数据的真伪，最多只能做些逻辑判断，如日期的先后，字段或数字的位数，是否大于或小于某个值等。在系统开发过程中，采取了必要的措施，保证各项数据的准确与完整。
为了保证数据的准确，我们多次强调要认真操作，不能马虎，特别是注重核对工作。大家在录入时可能出现错误，系统给予修改的机会，但实际操作过程还是出现了大量的不该出现的错误。所以在系统的推广过程中到对于细心操作强调的是最多的，也是最重要的。
计算机在企业所发挥的作用是长期的，潜移默化的，不象一些产品一样，马上创造效益。可我们实施采购计划系统以后，大家体会到了它给大家带来的方便，也体会到它给大家带来的烦恼，例如系统出现故障时无所适从。甚至有人产生了抵触情绪，使系统的推广工作受到了挫折。我们一方面通过及时修改系统满足使用者的要求，努力征求部门负责人的支持，从而使系统得到了大家的认可。
采购计划系统是库存管理的继续，是采购管理的前提，应用好对于其他系统都是一个促进。采购计划管理系统的实施，使工作效率得以大大提高，特别是利用计算机网络传输，在上报时录入一次就可以，避免了重复书写和复印。企业可以利用更多的时间进行分析和预测，而不是把大量的时间用在计划的抄写和审核上。以前在采购计划的传输过程中经常出现错误，经常打电话联系核对。现在采用了计算机管理，也避免了错误的出现，减少大量的费用。利用系统来统计分析，例如统计各分公司计划提报的项目、分类明细、资金统计，分析临时计划的比例和项目，控制了临时计划的数量，促进了采购工作的进行。另外利用计算机进行采购计划的管理，工作流程更明确了，各部门的责任更明确了，出现问题易于查找分析。
总之采购计划系统的应用使采购计划的制定更加科学简单，又提高了企业管理水平，减少库存积压，降低资金占用，对于保证生产正常进行具有非常重要的意义。
评论
先顶,我现在做的就是集团采购,不过只有2个厂,嘿嘿
评论
呵呵，楼主加油，
向大集团可以使用erp系统或者bo系统来进行采购的管理，一些进销存数据直接从系统中就能导出来
数据还是实时的
可以推荐你们集团使用啊
评论
我原是做PCB集团采购的，有个ERP确实方便实用，可以做到供应商资源调用，又可以做到库存数据的共享等。好用！只不过贵了点！！
评论
谁可以介绍个好软件？？我现在做单，追单都快累跨拉
评论
信利国际控股有限公司于1991年在香港股票交易所上市，信利电子有限公司为该公司全资附属公司成立于1993年，主要制造PCB/HDI、FPCB等产品。公司拥有来自美国、日本、台湾、香港等国家和地区的先进设备和仪器，厂房面积20000平方米，PCB月生产能力40万方英尺， FPC月产能20万方英尺。员工1000余人，拥有一批受过良好训练的、经验丰富的管理人员和工程技术人员。公司在线路板业务方面的 主要产品有双面及多层（10层以下）的NI/AU PCB和HAL PCB，有8层以下HDI PCB产品，有单面、镂空、双面及多层（8层以下）的FPC产品。另外，公司也同时进行10层板以上的PCB、铝基板和软硬结合板的研发和小批量生产。多年来，产品不仅畅销国内，并且打入韩国、日本及欧美市场，产品的质量和服务得到了海内外客户的认可和赞赏。公司对整个生产过程进行严格的质量控制，产品质量符合国际IPC标准，并获UL认证，产品除了满足信利集团内部需求外，还大量销往欧、美、日本、香港和中国大陆其他地区。 目前，我司的质量体系日趋完善。公司于2003年11月开始宣贯ISO/TS16949：2002质量体系要求,并建立起ISO/TS16949：2002标准的质量体系，以适应国际汽车行业和市场需求。信利目前还通过了ISO9001、ISO14001等一系列国际认证，是一家与国际接轨的现代化高科技企业。欢迎您光临信利电子的国际网站www.trulypcb.net.
管世超
信利工业有限公司国际市场部
电话：0086 755 88376891
传真：0086 755 88376990 手机：0086 13825255694
MSN:[email protected]
Skype: trulypcb
网站：www.trulypcb.net
SKYPE: trulypcb
[ 本帖最后由 trulypcb 于 2008-2-5 21:15 编辑 ]
评论
我们公司使用的是帝捷DC3000系统，比较方便
加拿大电商我的客户需要从非洲免关税国家进口一些商品，所谓的免关税是不是也不用交增值税。 如果要交增值税，增值税的税率是多少？ 菜鸟向各位前辈请教了。 评论 关税与增值税是俩个税种 加拿大电商Hallo, bitte schicken Sie uns mehr info uber die QT8-15- Machine MfG Alfredo 评论 晕死 是德语 你去德语区问问吧 评论 要你关于QT8-15- 这个型号机器的信息 评论 跟你要关于QT8-15- 这个型号机器的资料信息
·中文新闻 2024 年美国大选结果：特朗普不能吓到安东尼·艾博尼斯、彼得
·中文新闻 2024 年美国大选：哈里斯落选后，乔·拜登的演讲试图提振民主党