加拿大外贸
作为一位80后新晋单证员，算是平稳顺利的度过了自己工作的第一个月。昨天不巧似乎的服务器出了问题，本来想在昨天下午特别清闲的时候发个帖，分享一下自己的工作总结及推荐的工作方式，为职场freshman、新入行的同仁一些友善的建议。现在一边等着某单的装箱单资料邮件，一边来这里码字。职场老人进入新行业新单位新职位，最忌的便是依照以往的经验来办事，既不讨好新的上司，也不利于新知识打基础。所以首先，为自己准备一本笔记本，一本附日历台账本，一个台历，不同颜色的笔。
1. 为什么要两本本子？因为听师傅指导的时候，可以先拿一本允许随处乱画的笔记本，师傅说完一段记录一笔。切勿说一句记一句，既显得不尊重，又无法专心归纳出中心思想。随后在工作空闲的时候，打开日历台账本，翻到今天的日子，记录自己今天学到了什么，有什么重点、要点和容易出错的点。这时不同颜色的笔就派上用处了。
2. 单证员最开始接触订舱报关制单这种流程，最初一周几个单子一起走雷同的流程，有一种混乱感，哪个单子到哪个点，有没有漏了哪个流程，忘记投保了，忘记credit note了，任何小细节都可能错过。每每这个时候，我会在笔记本或草稿纸上写上整个流程需要完成的事件；不同的订单分列开，已完成的打钩，未完成的空着。待几周滚动下来，心里也基本熟记了基本流程。这时可以打开一张excel，开始画流程图了。这么做的好处是一稿定下来，理清思路又节约时间。图纸打印出来放在工位容易看得到的地方。新订单下来了眼睛一扫，下一步要干什么一目了然。
先发到这里，怕篇幅太长大家看的吃力，也不知道大家喜不喜欢这样的工作总结。后面还有不少内容，适合新手阅读。如果值得一看，请给我动力~~
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流程图呢？
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3. 桌子上放一本台历很重要。以前在其他行业工作的时候，没有人带，全凭自己的感觉去做事，当时就很奇怪为什么每家单位都爱发台历和台账本。
台账本的作用前面已经提到了，我再补充一条：本子每一页上不是有时间点的嘛，上班前思考今天这8小时我需要完成什么工作，简单记录在计划完成工作的时间点上，做完一条勾一条。另外单证员每天会收到不少快递，各个厂家发过来的合同、发票、产品检测报告之类杂七杂八的文件，在本子上记上哪一天收到了什么东西，整理入档了没有，方便之后回溯。上司问起来，有的放矢，不会糊里糊涂以为自己遗失了重要的单据。
台历的作用比较简单，因为台历篇幅有限，一个个小格子，能写的内容不多。最重要的是在船期那天写上客户名，编号。我们公司的习惯是合同号即是船期日，如170811.若那天有两个以上的客户订单，那就写在前一天前两天，编号170810,170809之类，画一个箭头到准确的船期日。之后把第二条总结出来的流程事件标上编号，1,2,3,4，完成一件就在客户名下面写上相应的编号，对于接下来要做什么，思路也是清清楚楚的。
[ 本帖最后由 wendyweiwei1989 于 2017-8-18 09:27 编辑 ]
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我的流程图上有包含客户信息，不方便上传，回头我编辑一份大众版的为大家分享~
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:) :handshake ，不错，不错，值得学习，加油。
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交流交流，我目前就属于老人入新行，也准备重新制定自己的工作方法，不过多的参照以前了
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草稿没打好，第三条又漏了一句话，我比较啰嗦哈。通常订舱要提前一周订，遇到外地的生产商，还要再提早2-3天提醒发货，保证进仓日之前能到货。每个客户对应的厂商究竟提前多少天订舱合适呢？在台历上画一笔订舱日，或者台账本的附录一月计划表上，画出订舱日，就能清晰地看到距离船期多少天，记久了，条件反射就回应出某某客户订单提早多少天订舱是最佳时间，这里的最佳时间是让自己既可以在两个订单之间的空闲时间里休息调整一下，也不耽误订单的流程进度。
4. 不耻下问永远适用。但切记不能一直问傻问题。入职头一周，你可以尽情提出各种不懂的问题，时间久了，那对不起啦，傻问题一出，上司来一句我之前不是说过了吗。你不就傻了吗。所以第一条记述的台账笔记本，每隔几天要拿出来翻翻，犯过的错误圈一圈，不够的话TIPS再写一遍。有些问题可以经过经验总结自己得出答案，不一定马上去问师傅。随着你问出来的问题越来越紧靠业务，深入业务，上司也会觉得他并没有招错人，可以重点培养。
5. 容易被单证员忽略的一点：产品。有人会质疑说，产品，不是出口业务人员需要了解的事吗？为了销售出产品，熟记它的优劣，有侧重点的向客户介绍。然而入职第三天，上司就向我提出了要求，说那么多图号，对应什么产品，是哪个厂家的，一般销售给哪个客户的，都得心中有数。当时我还问，图号有什么规律吗？他说，没有。不过我不信邪啦，没有大规律也有小规律，把图号放在excel里升序一下，看数字范围，看英文字母排序，总有奇奇怪怪的小伎俩可以排出规律。起码我现在能看到标志性的某两位数字或字母就知道是什么大类了。这样记的好处是，遇到双渠道的情况，不会报错价格。外贸最怕在数字上算错，不是吗。
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谢谢鼓励！
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多谢支持~一起进步~
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接上头，师傅说的tips永远要记牢！那是前人容易犯的错！我入职那天，人事和上司都无意提及了我的前任，实习生，最后阶段因为有一笔订单没有扣除credit note，客户打了错误的金额过来，到我入职的时候，这件事还没有解决。
6. 公共盘里前人留下的分享文档，有空的时候可以多看看，或粗略，或精细。就算目前并不涉及自己的业务，也可以适当熟悉熟悉，至少在同事讨论的时候，可以明白他们在说些什么。越杂乱的越可以点开来看，趁机了解各位同事的小习惯，性格脾气。
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很好，继续~
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大姐 小弟佩服佩服
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格式没调好，还是上传excel清楚。
[ 本帖最后由 wendyweiwei1989 于 2017-8-18 10:21 编辑 ]
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大姐你们报关是有自己的货代么先写到这里，以后如有精华的总结，我再来继续更新。
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对的，长期合作的出口代理和货代
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外贸新人非常感谢楼主的分享:loveliness:
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事情冗杂的时候赞同楼主说的 要多记录~:loveliness:
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谢谢楼主的帖子
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谢谢大家的鼓励~
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加油加油！
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是的，另外还不能嫌麻烦，复核单据的时候要从头到尾一字不落的看一遍。因为做多了有时惯性思维觉得这么简单的内容不会出错，往往就在盲区，写错一个数字。
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感谢lz分享~有空请继续哈
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由于身处的是日企，日本领导做事风格一向严谨缜密甚至有些死脑筋，但员工工作感觉会踏实很多，时刻觉得身后有一座靠山，出了什么问题不用怕，马上就会有解决方案出炉。
下面想分享一下上司以及其他部门的一些整理习惯。
首先是经手发票的处理，业务多的公司，每隔一段时间就会有采购单发票、买卖合同发票，连续几个订单并在一起发过来。我们公司与对方已经达成心照不宣的默契：在合同固定且不显眼的位置上，会写上订单号，即唛头I/V No.，让所有参与在此流程中的同事、代理、货代、生厂商一目了然，这笔费用对应的是哪一批货，哪一张单子。同理，在发票的备注栏里也会填写这串数字，整理起来不会乱，搞到其他订单的归档文件中去。我们的习惯是无论开给别人的还是别人开给我们的发票，一律复印，复印件与合同一起归档在同一订单下的纸质文档里。然后，别人给我们的发票，记录在一本专门记录发票号码的本子上，最后一栏是财务签收，收集一段时间后，统一交给财务，请他们签收。做到责任划分清楚。
其二涉及到办公精细化，节约用纸的概念。电脑屏幕上装箱单看多了，难免头晕眼花，对错行，对错列都有可能发生。这时就可以将表格先打印出来，在纸上用铅笔点读，会轻松许多。而节约用纸就体现在，做核对时挑废纸打印，比如之前打错格式的合同，不要扔掉，利用反面重复打印。有些时候计算成本啊、体积啊、费率啊，计算器按不过来，特地打开新的excel来做算数，又嫌小题大做，那也能拿打印作废的纸的反面当做草稿纸。
稍后再继续~
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小弟佩服也
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事无巨细，单证工作的细节归纳总结的挺到位。
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没事可做天天逛。
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被你发现啦~哈哈
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学习学习，谢谢楼主分享:lol很好，值得学习，加油
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谢谢。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。。
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对于新人来说帮助挺大的，能够避免很多错误发生，使工作更加具有条理性。
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哈哈，我是用自己的错误提醒大家不要走老路:$
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写的不错，挺好的。
有时候老是核对那些单据，生怕出错，感觉自己都要得强迫症了。哈哈哈。:lol
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向你学习
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棒棒哒！
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真棒 加油
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嗯嗯，这一定会成为一种职业病
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棒棒哒!!!
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新的一周又到来了，大家本周的订单量多吗？上周我只有一个船期，这周要做4张单子。再下周的订舱，师傅已经自己做完了。她招我的目的也就是多个人手，订单多的时候多把手，这样师傅能有时间处理公司的其他事务。我在想，如果没有师傅，只有我一个人的话，可能会忘记下下周的订单订舱的。
这次更新的主题还是框在工作好习惯上吧，司空见惯的事务永远不可能100%正确率，尽可能增加复核的机会吧，不要想到了才去改，而是将复核的习惯融入日常的事务中。
比如在思考每天需要完成多少项任务的时候，把复核本周船期的单证放在列表中。曾经我同一叠订单单据，看了三天，每天都能找到一些纰漏。第一天大纰漏，第二天小纰漏，第三天突然发现表格自带公式出了问题。后来我总结了单据复核的要点重点：品名前的序号；没有公式、需要手动修改的单元格；自带公式复核；CREDIT NOTE有没有扣除。大家也可以根据自身情况，将自己容易出错的地方反复强调出来。
另外推荐大家一个实用的办公用品：直尺。师傅特别关照是透明的直尺，不带印花或者颜色的。在复核单据，尤其是装箱单的时候特别好用。看一行往下拉一行，不会看错行数，眼不会花，也避免盯久屏幕，视力下降。除此之外，做新单据时，直接复制同一个客户的前一次表格，大部分数据都不需要变动，有些品名能够反复利用，不需要重新码字。为了能看清已更新还是未更新的，可以插入一列空白行，用亮眼的颜色填充当做分界线。这些方法看似特别老土，第一次听的时候还觉得效率不高，但是实际操作之后，头脑轻松很多，不用去思考我看到哪儿了，是这行还是下一行这种浪费时间的无谓的小事。
接下来说一说处理每个客户的小差异，小习惯。新公司初来乍到，头几天接收的信息量很大，公司A要投保，公司B不要投保，公司C和D是1号代理公司，公司A和B是2号代理公司，A-D公司的发票日期是FORM E上的第十栏日期，其他公司是船期日期……刚开始一头雾水为什么会有这些不同，慢慢工作几天就懂了，流程串了起来。原来出口给A公司的商品是易碎品，需要投保；出口B公司的商品允许30%损耗，在后期去做credit note. 原来1号代理公司是我们自营的业务，2号代理公司处理的是外来的业务；有FORM E的发票日期开FORM E上的，不开FORM E的自然用船期的日期。这些简单的因果关系，也需要一段时间去熟悉自己的业务后，才会知道的结论。所以说怎么看待这些差异呢？先记下来，在业务推进过程中，脑海中时刻萦绕着这些疑问，看看能不能自己开解，不能的话，再去问部门的同事。
然后呢，单证新手容易在装箱单的表述上头晕。不同的生产商发过来的装箱模板表述有差别，看到一串数字，到底哪个是每箱数量，哪个是箱数，在不熟悉产品装箱的情况下，有时会傻傻分不清楚。比如每箱30个，箱数35个，很容易填反。我会自己列一张表，自己公司提供的PL的表述，右边跟着不同厂家在表述同一样事物时的表达方式：如箱数，A厂家写纸箱数量，B厂家写Carton No, C 厂家写CTNS……虽然英文好的人看一眼就能明白，但有了这张表，不需要思考，直接对着抄下来就好了。
今天最后一个分享，是outlook中的文件夹管理。新建客户名的文件夹，把该客户相关的流程推进邮件全归入该文件夹，打开这个文件夹，一目了然这笔单子前一个工作日的最后一步操作到哪里，今天要和厂家还是和代理还是和货代去反馈信息。追溯前期的订单情况，也能迅速的找到。还有一些零零散散的主题邮件，我会把它们分到取名发件人名的文件夹里，也能时刻追溯我和该业务工作人员的沟通情况。别人问起跟单到哪一步了，扫一眼文件夹就能出答案。
关注我之前的发文的福友们会发现，我在办公工位的左左右右都记录了工作流程推进的节点情况，日历上、台账本上、邮件文件夹里、流程图中。这样的好处是加深印象，并且不管你在忙碌什么，你都能第一时间在最近的地方check出自己的业务情况，更加高效的办公。
以上~
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:handshake
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不错不错，学习到了
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赞！
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不错,学习了,思路很不错谢谢楼主的经验分享:loveliness:
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谢谢，帮助很多
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kankan
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多谢大家不嫌弃楼楼的啰嗦。
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总结经验，归纳，对自己以后操作起来更方便~！:)
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thanks in advance
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同新人学习啦:lol
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看看流程图
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我要看流程图~
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流程图看好记得反馈意见呀:loveliness:
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这回复可见的套路我到现在都没学会呢;P
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就在你发帖时，有个更改字体格式的菜单栏，最后一行就有回复后隐藏可见。把字打在hide的括号里面就可以了。
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路过的学习了。其实工作主要是态度要端正，条理要清晰。你都做到了。
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谢谢，头几周连手机都没空看。这个月开始能有空网上冒个泡了:)
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学习了，谢谢楼主的经验分享。看看 谢谢
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楼主加油
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佩服了
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三天了还什么都不知道。。。。。没人带
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一样，老人入新行
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你应聘的岗位是什么呀？直接单证，还是要拉业务？
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回帖学习下
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很厉害，膜拜学习一下
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回复后点开附件，显示“附件不存在或无法读入”。为什么呢？
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谢谢你反馈这个问题，我再更新一个看看
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大家关注这里的新内容哦。有人反馈之前的附件没法打开，我再发一次试试。
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在72楼，你看看。
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来学习学习
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写的很好
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11111111看看喽 学习
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真的很详细，谢谢分享，从你的经验里面总结经验，自我反思学习。
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佩服大哥的勇气，叫小姐姐做大姐:KB
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;P ;P ;P
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谢谢分享:handshake
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:handshake :handshake
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学习了，好多地方要改进
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想着一周又过去了，整理整理上周的工作笔记，再为大家分享一些容易出错的地方，大家也可以把自己的亲身经历写在楼下，供后来的新人作参考。多谢啦！
楼主呢数字不是很敏感，学校里数学啦，理科啦看到就晕。所以每次制单，在做装箱单、计算箱数和立方数时，都要复核好几遍，而且不定时会晕一次，好好的思路突然乱了，把错误的数字代入了已知的公式里。就比如我们平时出的货，一次都要几百个箱子，10个托盘左右，在算毛重，均摊托盘重量时，很习惯把一个三位数放在分母上。但有一次，货物量很少，只有一个托盘，4个箱子，算毛重的时候，只要托盘数/4就行了，我一晕，拿总的件数（三位数)去除了，所以和厂家发来的重量怎么都匹配不了。幸好师傅事先做了一张报给海关的表，我作弊点开了毛重里的单元格公式，恍然大悟，这才意识到自己错在了哪里。后来，又发生了一件类似的错误，那次装箱有半箱的情况，我又忘了按比例调整净重和毛重。这些错误拎在台面上讲特别不应该，然而偏偏就是容易忽视的，复核的盲区。
另外，8月上旬，师傅正好休假两天，就在那两天里，厂家突然发来通知说某货品来不及按原来的ETD出货。比我早先入司的前辈作为主力，联系了海关代理，报告这批订单需要修改内容，问可否来得及更新信息。海关代理不巧正好也不在办公室，在电话里回复了已经报关，FORM E也做了。前辈接着与客户联系，寻求替代方案，得出的结论是另一个品种的货品新增一些，原品种货品有多少出多少。既然FM已经出了，就侥幸不要被海关查到那一箱替代物。过了几天师傅回来了，问了来龙去脉，当即判断说，一定是海关代理搞错了，离船期还有一周，怎么可能FORM E就出了呢？再去问，果然如此，还有修改的机会。事后，师傅补充说，制单的原则就是单单相符，即使当时时间紧张，已经出单了，也要hold住，改成正确的信息。决不能存不被海关查验到的侥幸心理。
上文既然提到了装箱单表述，我这儿再详述一下装箱习惯用语。大家看到类似的描述就知道要填写什么数字了。
每箱数量：纸箱件数 Qty/Ctn PCS 数量（个/箱）
箱数：纸箱数量 Carton No. CTNS
每箱毛重：纸箱毛重+托盘均摊重量 GW/Ctn+托盘均摊重量 GW/Ctn(无托盘情况)
每箱净重：纸箱净重 GW/Ctn-1kg(不提供净重的情况) N.W/Ctns
以上~~
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嘿嘿，我们俩用的一个英文名
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有师傅教是件幸福的事 。
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我也刚做单证
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楼主棒棒哒
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楼主是做货代的吗？加个好友吧
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不是啦，我就是个小单证:)
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:handshake :handshake 学习佩服想看流程图
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多谢亲们支持~！
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厉害了！！！谢谢大神
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:GL :GL :GL :GL :GL
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大神不至于，愧不敢当:)
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哎，今天犯了个低级错误，pl里的加总公式没检查，有一行没有包含进去，客户反馈过来让重新签名传过去……
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不错哦，仔细看看:handshake
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大家有没有碰到过经常变更订单的客户呢？我们有一个长期客户，每次都会预告一年或者半年的需求量，然后每月发2-3次货。做熟了基本上都知道，船期前3天需要进仓，前6天左右就要提醒厂商准备打包发货。然而这位客户每隔一两周都要重新回顾一遍该月的订单发送情况，然后修修改改，这个提前一周，那个延后一周，突然再新增些货物。厂商哭死，新增的实在赶不及通知客户延后也就算了，偏偏是有库存的那些东西，拆了装，装了拆，一张装箱单迟迟不能定稿。多个部门的人一起互相抱怨。这周就碰上了N多改走空运的货物，以及一个新品种，需求量上万个，厂商回应说新品种没库存，少说也要9月底才能做好。有什么办法呢？╮(╯▽╰)╭客户也是不动脑子随便乱加订单；然后嘛虽说订单多，厂家会高兴，然而不能赶工，错过采购机会也是头疼。说不定下一次就不采购这个品种了呢~
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好厉害，才一个月就有头绪了
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为了学习更多，抓紧巩固现有的业务~
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想看流程图，互相学习
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太厉害了:VW :VW :VW
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楼主真是善于总结
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过奖过奖啦
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刚刚接触外贸，流程图最有用了争取做到过一过二不过三！
首先是一些不会为公司外部造成影响的概念性误解：
客户一开始有一批货，分两周的周五船运，中途有一部分改空运，来回几次修改，最后的结果日子恰好和船运的日期重合。于是我便猜想是不是随船走，不空运了。（对方是泰国英语，所以翻译过来有点歧义）。师傅很快发现了我的迷思，马上告诉我，即使日子与船运日期相同，定下空运的货品，一定要发空运。
我们的出口代理会帮我们报关，出FORM E。FORM E 一般先出一份草稿，然后提单出来之后，发给他们更新FORM E的信息正式出稿。刚开始我会把所有收到的信息一股脑的丢给出口代理，后来他们打电话来啦，说不需要FORM E的单子，就不需要发给他们提单信息。
空运的单据需要提前一天或至少空运当天发正本扫描件给到客户方便他们提货，纸质正本后发。
有部分客户的形式发票上的日期跟随的是船期。由于我们的合同号是按照船期日期编写的，所以大多数情况合同号=船期=发票日期。偶尔单子多的时候会把合同号改成船期的前一天或后一天，有时思想开小差，做发票日期的时候顺便就写成了合同号上的日子。尴尬的是正本传过去之后，客户回复要求重新打印签字回传。还好这几个客户是我们自己买单出口的，改起来很快。另外还是同一个客户，我发票上的unit price 小数点后面只保留了两位，而单价精确到了第三位，所以打印出来的单子上蜜汁显示0.98*1000=9840（举个简单的例子）。这个错误可能是光看EXCEL大数据是看不出来的。于是又重新打印签字回传……
是不是蛮搞笑的？
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高手，拜服
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对于我们新人来说很有用
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:lol
;P
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也是新人，支持关注，学习共勉。
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谢谢某位版主为我的帖子评分增加贡献值！动力满满！
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跟楼主一样，我目前也是只做单证，分享个小经历：上次在托书上一个完工日期写错，导致业务直接按该日期跟客户确认发货，好在没什么问题，但这提醒我一定要小心，你的一个过失联系着出口整个环节，很有可能给别人那里错误的指示，给别人带来麻烦。你也是一直做单证把，有没有想过以后单证做上手了做精了，转一下业务呢？？其他做单证的也可以来发表发表自己的规划~:handshake
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楼主分享得很贴合实际、很实用。感觉自己以前当新人时，就是老问一些傻问题，刚开始可能还没事，后面就容易被人说的，对吧？
其实有些话，我一说出口就后悔了。。。另外感觉自己丢三落四的，作为一名单证员，这是很可怕的。单证错误率高。同行们有什么好建议可以给吗？
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80后的我们现在已经年奔30啦
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何止奔三，都过33了，楼主的流程跟进图其实与工程项目跟进表很类似，这样的工作方式不错！加油骚年！
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不错，有前途，我们公司就需要找你这样的，不管能力如何，这态度就值得100分
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我和楼主一样都是入职的新人，我也有一本小本本，记一些做单证的时候需要注意的点，然后空闲的时候再去翻翻看看巩固一下。
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感谢感谢，对新人很有用
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学习了，很受用
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哈哈哈，我是少女！80后还有87之后的在奔三，87之前的奔四啦
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厉害::6 ::6
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楼主是个很有实力的人，以后肯定会有好发展
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楼主所在公司是做什么的？是贸易公司还是？
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日企的贸易公司
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回复才可浏览啊啊啊 啊:lol
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请问在哪里可以看见流程图
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QUOTE:wendyweiwei1989 发表于 2017-8-18 1149
谢谢大家的鼓励~
不错！
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QUOTE:wendyweiwei1989 发表于 2017-8-18 1024
对的，长期合作的出口代理和货代
请问您vx多少？
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谢谢分享，好人一生平安！
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你看看只可见楼主，应该能找的快一些，在中间几楼。
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学习学习
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看看
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学习，谢谢分享
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新入职，工作的时候战战兢兢生怕犯错。向前辈们学习工作经验很棒，我是实习生，你说的很有用
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受教了，
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:GL 楼主的分享，简直就是写照了，特别受用！谢谢！
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:lol 谢谢分享，学习了不少
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发了这么多经验总结，走心
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今天不高兴了，又有单子回过来说要改细节。怎么总结了那么多依旧会出错- =难道归咎于姨妈综合症？:Q INVOICE, SALES NOTE都写对了，PACKING LIST的品名错了也是醉了。复制粘贴的动作太快，粘错内容了……
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不错，不错，加油！
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来了半个月了，给我安排的师傅啥也不管我，问他有没有什么可以帮忙的，就说他很忙，自学吧还是
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:handshake
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:lol 不错
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加油。:)
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来学习学习:handshake
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谢谢分享
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厉害。有用的对于我们新人
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:handshake :handshake
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