加拿大外贸
一． 各部门操作规范：（一） 业务部：
1.签订合同。
A. 在客户确定品种和数量后，业务人员应填制货源核实单（见附件1），在收到跟单部门的确认后，填制形式发票（见附件2）。
B. 按公司规定价格成交的合同，不需报批。如低于公司规定价格，需填制申请单（见附件3），交由业务经理批准后，方可确认。
C. 形式发票需有填制人及核对人签字后，方准予加盖合同章。
D. 客户确认后，应将形式发票一式二份，交业务部留存。
E. 支付客户佣金，需在形式发票上注明。
F. 在签订形式发票后2周内，未收到客户订金或信用证（包括传真件），业务人员应及时跟客户联系。
G. 客户取消订单后，2个工作日内，应通知有关人员。
2//执行合同
A.收到订金或信用证:
a.业务人员收到客户付款通知后，应立即填制业务
跟单表中相关信息并通知财务部门核实。
b.业务人员收到客户的信用证（传真件，申请件）后，应立即将文件转到公司信用证负责人，该负责人在收到相关文件后，需在2个工作日内填制信用证分析单（件附件6），上交业务部。
1.同意接受，如有更改，业务人员应立即通知客户，收到客户同意更改的确认后，立即填制业务跟单表中的客户基本资料以及付费情况。
2.不同意接受，业务人员应立即跟客户沟通。
c.收到客户订金或信用证（包括正本传真件）后，业务人员应立即通知客户，并要求客户填制单据信息表格（见附件4）。如该客户已在我司下过定单，应核实是否一致，并填制样品清单。收到此相关资料后1个工作日内将此资料转到业务部的相关人员。业务部门负责填制表格的人在接到此资料后，需在1个工作日内填制业务跟单表中的客户要求以及订舱资料。
B.备货：
a.工厂合同
1.收到客户订金或信用证（包括正本传真件），2个工作日内完成工厂购货合同，如调换工厂，应在7个工作日内完成工厂合同。
2.工厂合同需2个人核实无误后盖章传真工厂。跟单部门应根据工厂合同在1个工作日内填制跟单记录表（见附件5）。
3.业务部应根据具体情况，及时通知财务部付费。订金的数额为合同金额的30%。如超过，必须加以说明。
C.安排出运：
1.出运条件：
a。装船前付清全款: 业务人员接到货齐通知后，需在1个工作日内通知客户付费。收到客户的付费凭证后，立即通知财务部。收到财务部的到款通知后，应立即通知船运部安排订舱。
b.凭提单付尾款: 收到跟单部的货齐通知后，1个工作日内应安排船运部订舱。
c.信用证: 收到跟单部的货齐通知后，1个工作日内安排船运部门订舱。
2.出运安排
a.符合出运条件后，填制业务跟单表中订舱，拖车和报关等相关内容。
b.船运部确定船期，港口后，截关前7天，业务部应填制业务跟单表中的商检基本资料。
c.如客户有熏蒸，检验等要求，应填制业务跟单表中相关内容。
D:寄单：
a. 付清全款: 收到船运部单据齐全通知后，经由财务部核实无误后，安排寄并通知客户运单号。
b.凭提单付尾款，取得全套单据的复印件后，1个工作日内通知客户付款。收到客户付款凭证并由财务部核实货款到帐后，应安排寄单并告知客户运单号。
c.信用证，信用证负责人应在信用证交单期内尽早交单。
E.售后跟踪：
a.在货物预计到港日期20天后，业务人员需回访客户并及时反馈客户信息。
b.定期回访客户。
（二）跟单部。
1.盯单。
A.2个工作日内，需将填好的货源核实单交业务部。
B.严格按照合同要求验货，并及时填制业务跟单表。如工厂不能及时交货，应在合同交货期前7天通知业务部，并提供预计交货日期。如工厂能及时交货，应在交货期前3天通知业务部，并根据客户要求准备样品。
C.熏蒸，跟单部应提前7天通知船运部熏蒸方案。
D.在预计装柜日期前3天，应提供船运部详细装柜地址，明细及时间。
E.装柜当天，核对船运部提供的柜号无误后方可安排装柜，并提供装柜明细给船运部。
F.做好大货样板的留底工作。
2.样板。
A.依据业务部样品清单（见附件7），2日内备齐后寄送客户并提供运单号码。
B.及时掌握样品库存情况。
（三）船运部。
1.订舱。
a.接到业务部提供船代信息后，应立即核实船期，出货港口，船东及限重。
b.收到业务部的订舱通知和客户信息表后，1个工作日内完成订舱工作。
2.商检，熏蒸
a..确定船期和装货港口后，通知业务部填制业务跟单表中的商检基本资料，并提前5个工作日（以截关日期为准）安排商检。订舱后的2个工作日内，未见业务部提供的商检基本资料，应予于提醒。收到商检单据当天，应立即传真或寄给报关公司。
b.熏蒸，在订舱确认后同时通知跟单部，收到跟单部的熏蒸方案后，立即安排相应的熏蒸公司。
1// 木托熏蒸，跟单部提供拉托明细后，安排熏蒸公司并告知具体的木托送回时间。
2// 药物熏蒸，装柜当天提供熏蒸人员的联系方式给跟单部。
c.检验，应提前5个工作日依据业务部提供的联系方式安排检验。
3.转单备案。
a..全套的报关单证应于截关日提前5天转到相关报关公司。
b.转单当天，安排核销单备案并及时记录总公司的备案确认。如非工作日内转单，应提前安排备案。
4.装柜。
a.预计托柜日期前2个工作日，应通知相关拖车行或船代具体装柜地址及联系方式。
b.预计装柜日期前1个工作日内，应通知跟单部，
如不能按时装箱，需立即通知拖车行或船代。
c.装柜当天，取得柜号后，应立即通知跟单部和装货工厂。
d.收到跟单部及工厂的装柜明细后，核对无误后补料给船公司。如装柜明细和形式发票不符，立即通知业务部和跟单部，业务部确认后方可补料。
5.报关。
a.装柜后，跟进货柜回港及报关事宜，确保通关。
b.在通关后2个工作日内取得并核对全套的通关凭证（报关单和放行条）。如有不符，应通知业务部门。
6.提单。
a.核对无误后，通知船公司出具正本提单。如信用证，则需信用证负责人确认提单后，方可出具正本提单。
b.提单确认后，将船公司提供账单，付费资料及寄单条件转给有关人员确认，安排付费取单。
c.通知业务部门预计到港日期。
7.其他单据要求。
a.发票，箱单及装柜清单需在装柜后的2个工作日内完成并提供一份发票给财务部门。
b.产地证，熏蒸证，需在提单确认的2个工作日内确认并安排出单。
c.信用证要求单据，以上单据需要信用证负责人确认。
8.寄单。
a.将全套所需单据备齐审核无误后，通知业务部门，收到业务部和财务部寄单通知后，方可寄单。
b.运单号告知业务部门。
9.归档。
a.在寄单后7个工作日内，将此套单据整理登记并归档。
b.归档文件：形式发票，单据信息表，寄给客户全套单据的复印件，装柜资料（装柜地址，船代提供的及传真给工厂的柜号，工厂及跟单部提供的装柜明细），报关资料（S/O，商检）。
10.核销单
a.报关日期30天后，未收到退回的核销单，应及时联系报关公司。
b.收到退回的核销单后与相应的商业发票，一并转交财务部。
（四）财务部
1.收汇
a.收到业务部查款通知后，立即通知总公司财务。跟进并及时通知业务部。
b.寄单时应审核客户付费情况。如特殊情况，应及时上报主管部门。
c.做好详细准确的收汇记录。
2.付费
a.审核业务部的付费申请，确认无误后经由总经理签字，并在1个工作日内安排付费，并及时取得付款底单。如收到业务部加急申请，需立即安排。
b.收到付款底单，并核对无误后，应立即传真给收款人或转交有关人员。
3.核销单
a.及时登记核销单的进出状况。
b.收到退回的核销单和商业发票时，应登记并通知业务部后寄回总公司。需及时索取文件签收单。
c.报关日期35天后，未收到退回的核销单，应以书面形式通知船运部。
4.出口成本核算单
a.收到业务部转交的出口成本核算单等单据和船运部提供的发票后，应及时核对并填制。如有疑问，应立即通知相关部门。
b.每月15日前，将上月出运货物的成本核算单填制完成并归档。
5.增值税发票
a.每月3号，18号，将船运部门提供的出运货物明细清单（见附件9）中的全部通关单据审核无误后，转交给负责开票人员。
b.每月，4号，19号，完善工厂欠票情况登记表并提交有关人员。
c.负责开票人员，需在1个工作日内作好登记并在3个工作日内开具符合通关单据的开票资料。
e.收到开票资料经核对无误后传真给工厂并确认收到。
f.催促工厂尽早开票。在报关日期后的60天内未收到增值税发票，应以书面形式通知业务部门。
g. 收到增值税发票，经审核无误后寄给总公司并附明细。
h.收到开票资料7天内，应备齐税务备案单据。
6.业务现金支付
a.业务人员填制现金支付申请单（见附件10），经业务经理签字后支付。
b.及时对应成本核算单。
二．
1.会议安排
a.每周一至六晚6:00，业务部，跟单部及船运部开会，各有关人员应做好汇报资料。
b.每周六上午10:00,全体业务部人员提交下周工作计划，商议后提交总经理。
c.每周日上午10:00,业务部，跟单部开会。
d.每月3号，各部门将上月的工作总结及本月工作计划上交部门负责人。5号开会，商议并定本月工作安排。
2.工作时间：
a.每周一至六（假日除外）：上午: 8:30-12:00
下午: 2:30-6:30
各部门应作好非工作时间值班安排。如无特殊情况，应严格遵守。
b.每周日下午4:00大扫除。无特殊情况，全体人员参加。
3.通告
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没写完啊。其他的内容呢
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谢谢，期待继续/。。
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虽然还不是经理，但是很受用，感谢LZ帮我确定了今后工作努力的方向
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期待
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