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公司会议的新模式会议本身并不过时，但真人实时会议就很过时了。今日的员工，从新进菜鸟到资深管理阶级，每天都被工作和进度压得喘不过气来。如果你要求他们暂停手边的事务，花一整天去出席通常毫无生产力的会议，这不仅会削弱士气并挫伤创造力，也非常浪费时间。
会议是浪费时间的“翘楚”。大部分的会议内容，都可以通过电子邮件、演示文档、网络研讨会、视频或其它各种形式直接以视觉呈现、让员工在工作之余，花费合理的时间来阅读。这样可以避免员工为了会议而影响工作的进度，或必须中断手中的项目来干坐等待。
在这个数字化的世界中，真人会议还有必要吗？实际上，真人会议是为了满足情绪需求而设计的。人们可以通过与会者的表情、语调、语速和手势等来判断对方的真实意思。这种表达方式在需要激发情绪时特别有用，比如在商谈合作或合伙关系时。而与熟悉的工作团队沟通时，建立情感的联系就不是那么重要了，因为，你的员工进办公室是为了工作，他们了解自己的责任和预期进度，而且宁愿努力去达到这些、也不是被迫将时间精力花在另一个无意义的会议中。
真人会议应该变成期许而非规定。你的公司应该准备好合适的工具，比如让员工有网络和进行沟通的设备。
很多公司也了解远程团队的价值。远程团队的风险在于有可能和中央办公室失去联系，或员工会感到不被重视。对这些员工而言，感到通讯无阻并有机会和办公室内员工交流——尤其有信息交换需求或知识间隔和资源共享时——是很重要的。你需要一套完美的软件，让员工可以用熟悉、有用而且能随身携带的方式互相联系。
任何必要会议现在都可以通过视频会议或演示文档播放进行。有了对业务特别重要的行动装置，会议真的已经成为过时的沟通方式。每一个希望越来越有延展性并持续茁壮的公司，都应该尽快找到能满足每个人需求的软件。他们通常需要考虑外派代理人和远程团队协作的需求。最出色的软件应该具备：
资料可建为文件区，如此一来团队成员可以取得实时、个人化建立的业务纪录，以及营销报表或案例研究。
通知和提醒的功能，让团队成员随时了解最新动态。
仿照社群媒体沟通工具的企业版本或公司内部社群网络。
足够紧跟潮流的公司会了解，他们不需要团队里的每个成员都在同一时间内待在同一个地方才能把事情办好。少一点会议，员工就可以把时间花在真正的工作上。
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