加拿大外贸
公司有实体工厂,算是处于创业发展阶段的外贸型公司,外贸业务部配备业务员6个,另外还专门单独组建了单证部,单证部配备单证员3个,公司的月出货量最多大约在20个柜左右。目前老板执意专门明确一个独立于业务部之外的单证部,3个人,设主管和两个单证员来应付一个月最多20个柜的业务量。
然后业务部与单证部之间需要建立一套操作流程,老板还要求业务和单证两个部门之间最好不要相互介入,业务部和单证部被分隔开分别在楼上和楼下办公…………
公司美其名曰叫“组织架构健全”和“团队分工明确”。就目前公司业务现状来说,我咋感觉这样的举措是脱裤子放屁呢。
然后我们的业务员只接客户的PO,收到PO就交给单证部做PI…………
特此在群里向大家讨教一下,听听大家的意见,关于这样的公司和现状,单独组建单证部是否有必要和合理?
[ 本帖最后由 xinqiaoshan 于 2013-5-15 15:34 编辑 ]
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如果公司业务多的话,是可以考虑成立个专门的单证部的。
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呵呵,感谢回帖,目前我们一个月最多20个柜的业务量,我是说最多哦~~一般的话也就15、16个柜的样子吧,也不知道这样的业务算不算多?
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长远来看是有必要的!你可以专心开市场,拿订单,别人给你服务好就是了!
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长远看来确实没什么问题,但是和人一样,都活在当下,目前企业尚面临生存的基本压力,是考虑务实和实用主义,还是考虑长远的形式主义?
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这事,你和老板讨论去!~
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独立设立单证部,并无不可,即在业务量比较多的情况下,由专门的人员负责单证——审证、制单、审单是有必要的,这样保证专业化,有利于划分职责,独立承担责任。
但是,“业务员只接客户的PO,收到PO就交给单证部做PI…………”,即P/I也要单证部做,实际上是“越俎代庖”——P/I是一种报价的形式,也可以算作简易合同,这个本是业务员负责的内容,即起草合同或报价是业务员做的事儿,要单证部参合干什么?单证部的职责应该是在业务员签订合同之后,收到信用证后,与业务员一起审证,并根据信用证对单据的要求,做好制单的准备,并根据实际装运的情况,按照信用证的规定,缮制各种单据,审单员负责对单据进行审核把关......,这些才应该是单证部的职责范围。
单独设立单证部本是好事儿,但是不明就里,不懂职责的划分,就容易造成分工不明,互相掣肘,相互扯皮,相互推诿,反使工作效率降低,最后的结果是事与愿违。
所以,分清职责、建立高效的衔接机制是设计和划分部门的关键。
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我记得PI也是业务员做的吧,单证员负责出货,补料,提单等等~~~以前我在东莞一家工厂,规模还是比较大的,都是跟业务员在一个办公室,便于出货前的相关沟通~~~
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业务员要发邮件回邮件够忙活的了,有人帮忙做箱单发票等当然是好事,可以减少很多耗时但是不是很重要的琐事,能够集中精力跟客户沟通。但是对业务员来说,这样割断了业务员和货代,报关行,车行,银行等的联系,不利于业务员飞单或者另起炉灶……
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感谢剑鱼赐教,确实受用!同时,关于所提到的“即在业务量比较多的情况下”中的业务量的多与少,这个有没有一个宽泛大概的数量评定标准?
比如说,一个月20个柜是属于业务量多还是少,一个月50个柜属于业务量多还是少?一个月100个归属于业务量多还是少?
结合我提到的当前我们公司的客观实际,最多就是20个柜的业务量,我是考虑在这样的创业初始阶段,暂不专门设立单证部,而是把单证部的人员归纳到业务部来,一起办公,作为业务团队里的单证员来运作,这样是否可行??
再强调一下,大道理基本清楚,我的疑问关键点就在于眼下,在于当前,在于相对一段公司发展时期内,而不是长远规划。
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问题是我们目前的业务量很少啊,空闲时间很多,再说了,发邮件和回复邮件需要耗费很长时间吗?我们目前业务员每天跟客户的邮件往来有10封就不错了。
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有6个业务员,一个月20个柜子左右,平均每个业务员3个多点的柜子,从数字上看量当然是不大,如果是稳定的客户,货物又不杂,每次出货都大同小异,单据也就无需多大动作,业务员完全可以搞定,无需另立单证部。
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单证的量与实际货物的多少无关,与单据的票数有关,即便每月走1000个货柜,但是只有一票(单)或几票(单)报关,那么,这就叫少;如果每月走20个货柜,有20票(单)报关,那么,这就可以算多。
至于是短期还是长远的考虑,是决策者自己去区分和考虑的事儿,而人员究竟是在一起办公,还是分开办公,那是根据人员配置的数量,以及办公室的面积大小和办公室数量的多少去决定,这个没有绝对的正确与不正确——集中办公与分开办公都可以,没有定式,也无需刻板。
[ 本帖最后由 剑鱼 于 2013-5-15 11:53 编辑 ]
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这么多业务量可以成立单证部门了,可以提升单位的专业素质,也便于管理。同时也为公司培养后备力量。
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呵呵,倒真的没觉得便于管理了,要真便于管理了,也就不会跑这儿来发帖子咨询大家了
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