加拿大外贸
通过处理几个外贸纠纷，发现在外贸业务和法律事务之间有太多的割裂，导致一旦需要律师出面解决贸易纠纷时，有太多的不便和困难。外贸业务人员遵从的是商业习惯，或者与客户约定俗成的习惯，交易各方在很大程度上依从习惯，以使得交易简单、快速、有效；或者外贸业务人员通过学习同行或者自己总结经验，会得出一套自己处理业务的方式和程序。但是，这些在外贸圈中大家很容易理解和接受的方式、程序，从法律人的眼光来看，却是支里雾里，不甚了了。为什么？因为两个行业的人对待同一件事、同一个问题，关注的角度是完全不同的。外贸人关注实务和行之有效，法律人关注能够被法律认可和支持的事实，甚至是关键性事实。为了方便两个行业人在需要共同面对和处理一些纠纷时更密切地沟通和协作，在此本律师对外贸业务的精英们诚恳地提出一些建议，供各位参考：一、建立业务档案制度。
对于每笔业务的开发，建立独立的档案资料储备制度，并且单独立纸质卷，标明备注事项，分类保管备查。如此，可以作为自己从业的资料加以保存，通过分析研究得出经验教训，利于自己不断进步；还可以作为向领导汇报的依据；更可以作为在出现业务责任不明时证明责任的依据。
二、档案资料的储备要精细化。
对于每笔业务，单独建立文件夹，将从开发开始，对于自己的每次开发文件及开发对象客户的答复，按时间顺序放入本笔业务的文件夹。各份存入的电子信息，编注简单明了的文件名，文件名既包含业务识别，也包括来去方向和时间。如“XX（业务名）发/复（发出/回复）130423“。
三、除了将来往电子信息归类存夹标注外，最好立即将该电子文件制作为书面文件，同样按时间顺序收入档案卷宗。
四、对于来往的纸质文件，即时制作备份保存，特别是传真件，因其纸质特殊，内容易消失，更应即时制作备份文件保存。备份制作完成后，同样按时间顺序将原件与备份一起收入本笔业务纸质档案中。
五、制作档案时，应特别注意加盖印章或者邮戳的原件的保存，必要时，可将此类原件单独以塑料袋或者纸袋装入，处理本笔业务过程中，除非必要，不动用原件，以备份件作为参考进行处理。
六、另外，对于每笔业务，可制作概要文件，按发生顺序概要描述业务的大致进程，随着事实的发生及时将概要记入文件，以便需要时，方便他人通过概要掌握情况，并迅速找到与概要相符的其他文件资料印证。
通过以上对外贸业务基本资料的疏理和保管，不仅业务人员自己可以做到清晰明了，也方便在需要时使其他人在短时间内同样可以清晰明了，大大有利于他人迅速、全面地知悉情况，为尽快处理相关事务提供了可能。
补充一点，对于来往电子邮件，制作备份时，应附上正确的中文译文。以前处理涉外贸易纠纷时，曾发现有业务人员对外来电子邮件翻译不正确或者不完整，导致技术部门所做的设计、制作部门所制作的产品天然地与外方的要求不符，在交货时被外方拒收，不得不亏本销售的情况。这表明，因外贸业务人员翻译的缺陷，该笔业务从一开始就注定了以后的违约，损失已经是必然的了。
[ 本帖最后由 神雕侠律 于 2013-1-2 10:39 编辑 ]
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很好啊
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拜读！！
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