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71．怎样输入初始余额？为使计算机账务处理与原手工账保持连续性和一致性，当准备启用计算机账务处理系统时，必须进行手工账初始余额结转。初始余额装入功能是将手工会计系统各科目的余额装入电算化系统中，以保证会计核算的连续性。初始余额装入是根据已建立的会计科目表逐行进行的年初余额的输入，并确定余额方向等；若为一年之中某月份开始使用，还需输入借方累计发生额及贷方累计发生额。
账务处理辅助账子系统具有银行对账和往来核销等功能，若在启用日期前含有未达账项，还应输入辅助账初始未达账项。在进行初始化余额设置时，只需输入最低一级明细科目的余额，总账科目及中间明细科目的余额由计算机自动汇总产生。初始余额输入完成后，必须进行试算平衡，以保证初始数据的正确性。
72．凭证类型的设置方法有哪些？
（1）凭证分类。对记账凭证进行分类是为了满足会计信息分类核算的要求。电算化与手工记账凭证分类的方法基本一致，计算机记账凭证允许用户自行定义凭证类型，凭证的类型应根据会计核算与管理的需要进行设置。若用户不设置凭证类型，计算机将记账凭证按通用记账凭证处理。通常业务量较少的单位设置的凭证类型也少，甚至可以不进行凭证分类而使用统一记账凭证；一般企事业单位都按收款凭证、付款凭证和转账凭证进行分类；业务量多的单位，凭证类型可以进一步划分为现收、现付、银收、银付、转账等类型。
计算机记账凭证的类型中，还允许定义机制转账凭证，这是手工记账凭证中所没有的，此类凭证用于计算机根据系统提供的会计数据自动编制转账凭证。
（2）凭证类型设置。设记账凭证分为三类：现金、银行和转账凭证
（3）凭证正确性校验设置。凭证正确性校验控制，要求用户根据凭证类型的含义和记账规则，将该类凭证在填制时必有或必无的会计科目进行定义，以便在录入记账凭证时由系统自动进行校验和控制。财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》对此提出了明确的要求：“正在输入的收款凭证借方科目不是‘现金’或‘银行存款’科目、付款凭证贷方科目不是‘现金’或‘银行存款’科目的，应提示并拒绝执行”。在进行凭证类型设置时，系统通常提供“借方必有科目”、“贷方必有科目”、“凭证必有科目”、“凭证必无科目”等四个可定义的栏目，用户应在这四个栏目中输入要定义的会计科目。
设记账凭证分为四类：收款、付款、转账和机制凭证.
（4）注意事项。在凭证类型设置时应注意以下事项：①凭证类型的代码，可使用数字或英文；记账凭证的简称和名称应该标准；②凭证类型的设置应在计算机记账凭证使用前完成，凭证类型一旦使用，不能修改；③对同一类型的凭证，系统按月从1开始连续编号；④凭证类型也可以只设置“记账凭证”一种类型，系统对全部凭证按月连续编号。
73．什么是自动转账分录？
实施电算化后，日常账务处理的主要工作是输入记账凭证。自动转账的运用可以避免输入过程出现差错、减少凭证输入工作量、提高软件的运行效率，这也是与手工操作的主要区别之处。
自动转账分录用于处理每月有规律重复发生的业务。凡借贷方科目、摘要和金额计算方法固定的凭证，系统可根据用户在初始设置中定义的自动转账分录自动生成机制转账凭证，而无需人工输入记账凭证。在定义自动转账分录时，系统规定使用时间为：日常使用或结账使用，以确定该自动转账分录何时用来编制机制凭证。对于定义为日常使用的自动转账分录，应在凭证输入与修改功能下完成机制凭证的编制。
74．如何定义自动转账分录？
（1）定义分录号。分录号是自动转账分录的惟一标识，不同的自动转账分录应有不同的分录号。分录号可用数字或字母表示。自动转账分录号是在编制转账公式设置的分录代码；在输入记账凭证时，通过分录代码调用自动转账分录凭证。
（2）定义凭证类型。若用户已经进行了凭证类型设置，在此可指定该自动分录编制的凭证属于何种已定义的凭证类型。自动转账分录的凭证类型可以单独设置，例如，机制l、机制2等，也可以与其他类型混合编号。
（3）设定使用时间。使用时间用来标识该自动分录何时可以用来编制凭证。自动转账分录可以在输入凭证或结账时用来编制凭证。在凭证输入时编制机制凭证的自动转账分录应标识为“日常使用”，“日常使用”的编制机制凭证需审核后才能记账；用于结账时编制凭证的自动分录转账应标识为“结账使用”，金额产生方法与本月发生的经济业务直接相关。因此，必须按账户结转的顺序编号，注意各分录之间的关系和结账顺序。一般自动转账分录可定义为“日常使用”类，也可定义为“结账使用”类。“结账使用”类自动分录多用于账户结转类转账凭证的定义，结账时软件将自动根据这些分录编制机制凭证并登记账簿。
（4）设置自动转账科目代码。自动转账分录中会计科目的输入分两步进行，首先应输入会计科目的记账方向；其次输入应借或应贷会计科目的代码。会计科目代码可使用系统提供的会计科目选择功能进行输入，也可以直接按会计科目表的编号输入（另有一些通用会计软件可按会计科目的汉字名称进行输入）。输入科目代码后，系统会自动显示所输入会计科目的汉字名称。
（5）定义金额来源表达式。金额来源表达式用于定义自动转账分录中记账凭证的金额来源计算公式。
①金额来源。自动转账分录中的金额来源一般从“会计科目表”中取数，可选定科目的余额、发生额或累计发生额；也可以来源于常数。即：用户可以自行定义某些常数作为金额来源或计算表达式的一部分。通常税率、折旧率、分配系数都用此方法定义。自动转账分录中的金额数据还可以来源于部门表、项目表等，我们可以根据所使用的软件操作提示与说明进行金额来源的定义。
②运算因子。自动转账分录中金额来源的计算公式由“运算因子”与算术运算符组成，通过运算符连接起来的运算因子称为金额来源表达式。
一般形式：TYPE（C／S，科目代码）
③科目表取数函数“TYPE”的含义如表3-18所示。
表3-18 科目表取数函数表
函数 取数含义 函数 取数含义
CJ 期初借方余额 JL 借方累计发生额
CD 期初贷方余额 DL 贷方累计发生额
JF 借方合计发生额 MJ 期末借方余额
DF 贷方合计发生额 MD 期末贷方余额
④借贷平衡函数“GC（）”的含义为：借方和贷方的差额挤入该行，使借贷平衡。
⑤取数内容代码“C／S”的含义为：C—表示本位币，S一表示数量。
⑥金额来源表达式定义的方法。金额来源表达式定义的方法可以分为两种，一种是直接在系统提示的“金额来源”栏目中定义运算因子和运算符，完成金额来源表达式的定义。这种方法适用于对运算因子和计算公式很熟悉的用户。另一种方法是利用软件提供的记账金额来源表达式的引导功能来完成表达式的定义。在利用软件提供的金额来源表达式引导功能来进行表达式的定义时，首先应定义金额的数据来源，例如，从科目表中取数、从部门表中取数、取常数等。若从科目表中取数还需选择会计科目和该科目的余额、发生额或累计发生额。若金额的数据来源由多项运算因子构成，要定义运算因子之间的算术运算符，然后继续利用引导功能定义下一个运算因子，直至金额来源表达式全部定义完成。记账金额数据来源的表达式可以由多种不同的运算因子组成。
在这里我们应该注意，定义为结账使用的自动转账分录不能在此编制机制凭证，而在结账时由系统自动编制。
75.如何进行操作权限管理？
操作管理是系统初始设置中的首要环节，要明确每个工作岗位的职责范围，才能建立有效的内部工作岗位控制和管理制度。电算主管具有操作人员注册登记权限，操作人员根据个人的操作权限进行相应的操作。操作人员注册登记功能本身的操作权限仅授予电算主管，其他操作人员不具有此项权限。
（l）操作员权限设置。操作员权限设置包括三项工作内容：注册操作人员姓名、设置操作员密码、设置操作员权限。
（2）操作员密码设置。电算系统的操作人员必须设置操作密码，操作员密码一般由6－8位数字组成，密码由操作人员本人设置，操作人员应保护好自己的密码，并应定期或不定期地通过系统提供的修改密码功能进行更换，以确保密码的安全性。
（3）系统操作权限。系统操作权限主要包括：建立会计科目、初始余额装入、凭证类型设置、自动转账分录定义、凭证输入修改、凭证审核、记账、结账、银行对账和往来管理等。
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